راههای زیادی برای افزایش بهرهوری ناوگان خودرویی سازمانی وجود دارد. با روی کار آمدن سامانه مدیریت ناوگان خودرویی و ردیاب ناوگان حمل و نقل، ابزارهای بسیاری برای افزایش بهرهوری و کاهش هزینههای سازمانی معرفی شدند.
در این متن از وبلاگ دلفین در نظر داریم، ابتدا سه دسته از راهکارهای موجود را معرفی کرده و سپس با دستهبندی رویدادهای سازمانی، نقش تلماتیک در مدیریت رویدادها را بررسی خواهیم کرد. اگر در سازمانی با نقش محوری ناوگان خودرویی فعالیت دارید، با ما همراه باشید.
بهبود فرآیندهای سازمانی با استفاده از اپلیکیشن ردیاب ناوگان حمل و نقل
امروزه دیگر استفاده کردن از گزارشات کاغذی با وجود اپلیکیشنهای موبایلی، کاری نامعقول به نظر میرسد. این اپلیکیشنها در حوزهی مدیریت ناوگان نیز حضور یافته و تا حد زیادی در فرآیندها انقلاب ایجاد کردهاند. اپلیکیشن ردیابی خودرو یکی از ابزارهایی است که با استفاده از آن میتوانید باعث افزایش بهرهوری ناوگان خودرویی سازمانی شوید.
فرآیندها بدین صورت است که ردیاب ناوگان حمل و نقل نصب شده بر روی خودرو با اپلیکیشن ردیابی یاد شده یکپارچه شده و بسته به نیازهای سازمانی، گزارشات را در اختیار مدیران قرار میدهد. بکارگیری اپلیکیشن ردیابی، کلیهی گزارشات کاغذی فراهم شده از سمت رانندگان را حذف میکند.
همچنین یکپارچه شدن نرمافزار مدیریت ناوگان خودرویی با دیگر نرمافزارهای سازمانی شرایطی را فراهم میکند که گزارشات کاغذی بین واحدی نیز در سازمانها به حداقل برسد. نتیجه این امور، علاوه بر کاهش استفاده از کاغذ، بالا رفتن دقت گزارشات، کاهش زمان گزارشدهی و تحلیل آنها و در نهایت بالا رفتن بهرهوری سازمانی است.
ردیابی داراییهای سازمانی با انواع ردیاب ناوگان حمل و نقل موجود در بازار
امروزه تعداد زیادی محصول با قابلیتهای مختلف در بازار عرضه شده است که شما میتوانید با توجه به نوع خودرو و عملکرد سازمانی، بهترین ردیاب ناوگان حمل و نقل را انتخاب کنید. البته بهترین انتخاب از سازمانی به سازمان دیگر کاملا متفاوت است و نمیتوان یک نسخهی واحد برای همهی کسبوکارها پیچید.
ردیاب ناوگان حمل و نقل با اعلام موقعیت جغرافیایی خودرو، مدیریت از راه دور ناوگان، کنترل عملکرد رانندگان و امکان مانیتورینگ فعالیتهای آنها از راه دور، اختصاص بهترین خودرو به ماموریتها، مدیریت از راه دور خودروهای اعزام شده، کنترل جنبههای مختلف خودرو از جمله سوخت و وزن بار خودرو، اعلام وضعیت خودرو با توجه به اطلاعات شبکهی CAN و ECU خودرو و …، شرایطی را برای مدیران ایجاد میکند که بتوانند به صورت یکپارچه و جامع ناوگان خودرویی سازمان را مدیریت کنند.
هوشمند شدن ناوگان سازمانی باعث میشود شما به یک مزیت رقابتی نسبت به رقبای خود دست پیدا کنید. در واقع، با بالا رفتن سرعت عمل مدیران در دریافت گزارشات ناوگان خودرویی و همچنین بالا رفتن دقت گزارشات بدون نیاز به عامل انسانی، افزایش بهرهوری ناوگان خودرویی در سازمانها محقق میشود.
نرمافزار مدیریت ناوگان خودرویی
راهحلهای مدیریت ناوگان، وظایف مدیران لجستیک را شفافیت بخشیده و منظم میکنند. این ابزار به شما اجازه میدهد که کارها را اولویتبندی کرده و به فعالیتهایی رسیدگی کنید که فوریت بیشتری دارند. این ابزارها شفافیت و کنترل بیشتری ایجاد کرده و فعالیتهای مدیران را ساختار میبخشند.
نرمافزار مدیریت ناوگان خودرویی با ارائه کلیه گزارشات خودروها به صورت یکجا و یکپارچه، شرایطی را فراهم میکند که مدیران نیازمند صرف وقت طولانی، برای مدیریت ناوگان خودرویی نداشته باشند. همچنین مدیران میتوانند اطلاعات کلیه ناوگان و رانندگان را به صورت یکجا دیده و با هم مقایسه کنند.
در نتیجه آنچه سازمانها با این نرمافزار بدست خواهند آورد دقت بالای گزارشات و جامع بودن فرآیندهای مدیریتی است. همین موضوع باعث بهبود بهرهوری ناوگان خودرویی میشود.
مطالب مرتبط:
بهترین ردیاب ناوگان حمل و نقل در صنعت حمل و نقل
ابزارهای مدیریت ناوگان و ردیاب، ابزاری برای امروز و فرداست
زیرساختهای شهری در اطراف ما بارزترین نشانههای جوامع هستند. میزان پیشرفته بودن آنها است که نشان میدهد یک جامعه، رو به فردا حرکت میکند یا اینکه در دیروز مانده است. جادهها، بزرگراهها، زهکشیها، چراغهای راهنمایی و رانندگی نمونههایی از زیرساختها است.
هوشمندسازی ناوگان خودرویی چه عمومی و چه شخصی نیز نشان دهنده حرکت رو به جلوی یک جامعه است. این راهکارهای تلماتیک و مدیریت هوشمند است که با افزایش بهرهوری ناوگان خودرویی، راهکاری برای امروز و فردای سازمانها است.
دستهبندی رویدادهای سازمانی و برنامهریزی آنها توسط ابزارهای مدیریتی
بهطور کلی رویدادهای سازمانی به ۳ دستهی کلی تقسیم میشوند:
- فرآیندهای برنامهریزی شده
- فعالیتهای فوری
- امور اضطراری
رویدادهای برنامهریزی شده، آنهایی هستند که بر اساس زمان رخ میدهند، مانند: مدت زمانی که برای یک پروژه در نظر گرفته میشود و یا تعداد ناوگان خودرویی که برای هر پروژه در نظر گرفته میشود.
رویدادهای فوری، رویدادهایی هستند که انتظار رخ دادن آنها وجود دارد اما هیچکس از زمان دقیقا آنها خبر ندارد. درست مانند مدت زمانی که انتظار میرود یک پروژه بیشتر طول کشیده یا اینکه ناوگان خودرویی که انتشار میرود پس از مدت زمانی کار کردن، خراب شده و نیاز به سرویسهای نگهداری و تعمیرات داشته باشد.
رویدادهای اضطراری، مواردی هستند که خارج از محدودهی عادی برنامهریزی رخ میدهند. این دسته از رویدادها میتوانند رویدادهای فوری را نیز شامل شوند. به عنوان مثال خراب شدن خودروها اموری است که انتظار میرود رخ دهد، اما خراب شدن آن و درست نشدن به مدت یک ماه میتواند رخدادی اضطراری باشد؛ چرا که فرآیندهای سازمانی را با مشکل روبهرو میکند.
در هر ۳ سطح، مدیریت ناوگان با ابزارهای امروزی در ارائهی خدمات بهتر و صرفهجویی در هزینه، نقش دارد.
نقش سامانهی مدیریت ناوگان در مدیریت امور سازمانی
همانطور که در بخش قبلی گفته شد سامانهی مدیریت ناوگان خودرویی میتواند در مدیریت کلیهی امور سازمانی نقش کلیدی داشته باشد. افزایش بهرهوری ناوگان خودرویی نیز با پشتیبانی نرمافزارها از کلیه امور سازمانی ایجاد میشود.
۱. امور برنامهریزی شده
این امور به دلیل داشتن زمان از پیش تعیین شده، اموری بسیار ایدهآل برای مدیریت هستند. نرمافزارها با در نظر گرفتن زمان تعیین شده، بهراحتی میتوانند هشدارهای مورد نیاز مدیران را در اختیار آنها قرار دهند. به عنوان مثال زمانی که یک پروژه در سازمان تعریف میشود و زمان آن به دقت مشخص میشود، مدیران ناوگان خودرویی مشخص و نیروی انسانی معینی را به این پروژه اختصاص میدهند.
نرمافزار مدیریت ناوگان با استفاده از ردیاب ناوگان حمل و نقل، محدوده پروژه را تعریف کرده و تمامی هشدارها از جمله ورود و خروج ناوگان به محدودهی پروژه، مدت زمان حضور این خودروها در محدوده، وضعیت ناوگان و … را دریافت میکند.
ماموریتهای سازمانی نیز از جمله امور برنامهریزی شدهی سازمانی هستند. یک ماموریت تعریف شده و خودرویی با توجه به ماهیت ماموریت به آن اختصاص داده میشود. نیروهای سازمانی و لوازمی که برای هر ماموریت مورد استفاده قرار میگیرد، توسط نرمافزار مانیتور شده و مدیریت میشوند.
۲. امور فوری
رخداد این امور از قبل پیشبینی میشود اما زمان آنها به درستی قابل تخمین نیست. به عنوان مثال تمام مدیران نقلیه میدانند که ناوگان خودرویی باید بعد از کارکردی مشخص، سرویس شوند.
اما هیچکس نمیداند که یک خودرو در چه تاریخی ۳۰۰۰ کیلومتر را طی کرده و باید روغن آن تعویض شود. به این دلیل به این امور فوری گفته میشود که بلافاصله پس از طی ۳۰۰۰ کیلومتر حتما باید به تعمیرگاه ارجاع داده شوند.
رویدادهای فوری همچنین اکثریت ادعاهای خسارت را ایجاد میکنند، جایی که سازمان متهم به آسیب رساندن به اموال خصوصی در طول یک رویداد یا اقدام غیر ایمن است. مثلا اگر یک شرکت حملونقلی داشته باشید، در صورتی که محمولهی باری را بهموقع به مشتریان خود نرسانید، رسیدگی به آن از دسته امور فوری است.
سامانهی مدیریت ناوگان خودرویی و ردیاب ناوگان حمل و نقل شرایطی را ایجاد میکند که شما میتوانید با هوشمندسازی ناوگان، پیش از فرا رسیدن زمان حیاتی، هشدار دریافت کنید.
۳. امور اضطراری
بیایید تصور کنیم که تعداد قابل توجهی از ناوگان خودرویی یک سازمان با اختلال روبهرو شدهاند. سازمان هیچ آمادگی برای این شرایط ندارد. پس فرآیندهای سازمانی دیگر در حالت اضطرار قرار گرفتهاند.
نرمافزار مدیریت ناوگان با ارائهی اطلاعات دیگر ناوگان حاضر، موقعیتی را ایجاد میکند که سازمان بتواند از ناوگان موجود، بیشترین استفاده را کرده و آنها را به فعالیتهای بعدی سازمان اختصاص دهد؛ اما رویدادهای اضطراری فرصت دیگری را در اختیار سازمانها قرار میدهند تا بهعنوان اولین پاسخدهندگان عمل کنند و خلاق باشند. در حالی که همه امیدوار هستند که هرگز شاهد این نوع حوادث فاجعهآمیز نباشند، این امور گاهی کلید موفقیت آنهاست.
به عنوان مثال، در طول همهگیری کووید-۱۹، بسیاری از سازمانها تحت فشار قرار گرفتند تا تجهیزات پزشکی سیار و لوازم را بین تأسیسات جابجا کنند و نیازهای فوری جامعه را برآورده کنند. در نتیجه راهحلهای مدیریت ناوگان بود که رسیدگی بهموقع به این امور را در بسیاری از کشورها تسهیل کرد.
بهطور کلی
در هر شرایطی که باشد، امور سازمان و رسیدگی بهموقع به آنها برای ما حیاتی است. خواه این امور از قبل برنامهریزی شده باشند، خواه اضطراری؛ مدیر باید بتواند بدون اتلاف زمان به آنها رسیدگی کند.
این رسیدگی بهموقع به اتفاقات سازمانی است که افزایش بهرهوری ناوگان خودرویی و دیگر فرآیندها را به دنبال دارد و با کاهش هزینه و زمان اختصاص داده شده به آنها بهترین نتیجه را فراهم میکند.