به‌عنوان یک مدیر، احتمالا به دنبال راه‌هایی برای بهبود کارایی ناوگان خودرویی خود هستید. با بالا رفتن هزینه‌های سازمانی و ناوگان خودرویی الزام به یافتن راهی برای بهبود شرایط، بیش از پیش احساس می‌شود. هوشمندسازی ناوگان خودرویی یکی از روش‌هایی است که امروزه می‌تواند به شما در جایگاه یک مدیر، کمک کند تا علاوه بر افزایش بهره‌وری، توانایی این را داشته باشید که فرآیند مدیریت بهینه‌تری را نیز پیاده‌سازی کنید.
در این متن از وبلاگ دلفین در نظر داریم 7 دلیل اصلی که باعث می‌شود هوشمندسازی ناوگان خودرویی به جای یک پیشنهاد به یک الزام تبدیل شود را بررسی کنیم. اگر شما هم مدیر نقلیه‌ی یک سازمان با چالش کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری هستید، با ما همراه باشید.
نمونه‌ی جهانی هوشمندسازی ناوگان خودرویی و نتایج آن
طبق گزارشات اخیر سایت deloitte، هوشمندسازی ناوگان خودرویی در شرکت‌هایی که بیش از 100 خودرو داشته و آن‌ها را مدیریت کرده‌اند، باعث افزایش 28 درصدی درآمد ماهانه و افزایش 60 درصدی آن به ازای هر کارمند شده است.
این افزایش درآمد با مدیریت بهینه‌ی منابع سازمانی ایجاد شده است.
اگر ناوگان شما هنوز از گزارشات کاغذی استفاده می‌کند، وقت آن رسیده است که به تعویض آن فکر کنید. در این قسمت 7 دلیل عالی برای حذف کامل کاغذ از فرآیندهای سازمانی را توضیح خواهیم داد.
این مطلب برایتان مفید خواهد بود:
افزایش کارایی بنگاه‌های اقتصادی با سامانه‌ی ردیابی در دوران رکود
شما ناچار به افزایش بهره‌وری هستید
مستندسازی و به‌‌روزرسانی اسناد، با توجه به حجم عظیمی که دارند، دیگر به صورت کاغذی امکان‌پذیر نیست. با داده‌های دیجیتالی ثبت شده در نرم‌افزار مدیریت ناوگان و اپلیکیشن ردیابی همه چیز را می‌توان در چند ثانیه در چندین منبع و به صورت همزمان به‌روز کرد. اطلاعات را می‌توان با کلیک بر روی یک دکمه یا ضربه زدن روی صفحه، ذخیره کرد. اشتراک‌گذاری فایل‌ها و تصاویر با دیگران نیز در چند ثانیه اتفاق می‌افتد.
همچنین می‌توانید به‌راحتی به داده‌های دقیق، بطور متمرکز در یک مکان، دسترسی داشته باشید. دیگر نیازی به گشت‌وگذار در کاغذها نیست و فقط برای کشف اطلاعاتی که نیاز دارید، می‌توانید به داده‌های دیجیتال مراجعه کنید.
گزارشات دیجیتالی شده به دلیل دقت بالایی که دارند، بهره‌وری تصمیمات سازمانی را افزایش می‌دهند. بهره‌وری در تصمیمات سازمانی یعنی بهره‌وری در تمامی نتایج.
دیگر باید خطاها را به حداقل رساند
به طور کلی، دنیای دیجیتال بسیار کمتر از روش‌های آنالوگ در معرض خطای انسانی است. با این حال، برای مدیریت ناوگان، سوابق کاغذی مشکل ساز هستند؛ زیرا به‌راحتی گم می‌شوند یا اینکه از دست می‌روند. سوابق و داده‌های دیجیتالی این‌گونه نیستند. شما می‌توانید از هر نقطه‌ای از طریق هر مرورگر وب یا گوشی هوشمند به آن‌ها دسترسی داشته باشید و یا حتی آن‌ها را برای مشاهده در حالت آفلاین دانلود کنید.
در صورت ادعای حسابرسی یا بیمه، دیجیتال بودن به این معنی است که داده‌های حیاتی مورد نیاز خود را در اختیار خواهید داشت. دیجیتالی شدن، همچنین احتمال خطای رانندگان شما را با مواردی مانند: کنترل از راه دور، گزارش‌ها و رسید سوخت کاهش می‌دهد. این نوع خطاها اگرچه جزئی هستند، اما رفع آن‌ها می‌تواند پرهزینه و زمان‌بر باشد. بنابراین بهتر است هر چه زودتر آن‌ها را پیدا کنید.
خطاها با اطلاعات دقیق کاهش پیدا می‌کند. اطلاعات ارائه شده 3 ویژگی اصلی که داده‌ها باید داشته باشند را دارد. یعنی هم به‌موقع در اختیار شما قرار می‌گیرند، هم اطلاعات دقیق هستند و هم اینکه به‌اندازه‌ی کافی خواهند بود. شما به‌عنوان یک مدیر لجستیک به بخشی از اطلاعات دسترسی دارید که بتواند تصمیم‌گیری را برایتان راحت کند. در نتیجه سردرگمی کاهش خواهد یافت.
بهبود انطباق داده‌ها یک الزام سازمانی است
تغییر از دستی به دیجیتال همچنین سازگاری شما و رانندگان را آسان‌تر می‌کند.
به‌عنوان مثال، با یک ابزار الکترونیکی، رانندگان، دیگر نیازی به انجام محاسبات دستی یا کاغذبازی ندارند. اپلیکیشن‌ها بسیار سریع‌تر پُر می‌شوند و خطرات ناشی از ثبت داده‌های نادرست را کاهش می‌دهند. سفرها تا نزدیک‌ترین دقیقه ردیابی می‌شوند، درحالی که گزارشات کاغذی در بهترین حالت به‌صورت روزانه و با اختلاف 24 ساعتی، پُر می‌شوند.
با استفاده از هوشمندسازی ناوگان خودرویی، نه‌تنها رانندگان هشدارهای بی‌درنگ دارند تا هیچ وقفه‌ای را از دست ندهند، بلکه مدیران می‌توانند به گزارش‌های رانندگی دقیق نیز دسترسی داشته باشند تا تجزیه و تحلیل بیشتری از رفتارهای رانندگی تیم خود دریافت کنند. در عین حال، به رانندگان و مدیران کمک می‌کند تا ساعات کاری ضروری را آزاد کنند تا بتوانند روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنند.
در موارد دیگر مانند: بررسی خودرو، گواهینامه‌ها یا تخلفات ترافیکی جاده‌ای، اگر به کاغذ تکیه کنید هیچوقت در دسترستان نخواهد بود. گواهینامه‌ها ممکن است گم شوند، ضرب‌الاجل‌های نگهداری و تعمیرات خودرویی یا بازرسی‌های بعدی ممکن است از دست برود (یا گزارش ها اشتباه گرفته شود) و حتی سرعت غیرمجاز می‌تواند تا زمانی که راننده دستگیر نشود، بدون توجه باقی بماند. دیجیتالی شدن با نرم‌افزار مدیریت ناوگان به این معنی است که همه‌ی این موارد را می‌توان به طور خودکار ردیابی، نظارت و اندازه‌گیری کرد، بنابراین خطر عدم انطباق را به شدت کاهش می‌دهد.
آنچه که مدیران انتظار دارند، با آنچه که کارمندان ارائه می‌دهند، منطبق می‌شود. این کار باعث می‌شود که رانندگان و دیگر کارمندان بدانند عملکردشان با داده‌های واقعی سنجیده می‌شود.
شما باید هزینه‌ها را کاهش دهید
سازمان‌ها همچنان به‌شدت به کاغذ متکی هستند. تحول دیجیتال به معنای حذف هزینه‌ی استفاده از منابع غیرضروری با ارسال فاکتورها، گزارش‌ها و موارد دیگر از طریق ایمیل یا خدمات اشتراک فایل به جای چاپ است. شما همچنین می‌توانید با به حداقل رساندن زمان صرف شده برای کاغذبازی، در هزینه‌های سازمانی صرفه‌جویی کنید. هوشمندسازی ناوگان خودرویی به شما این امکان را می‌دهد که داده‌ها را به‌صورت خودکار ثبت کنید. این موضوع باعث می‌شود که رانندگان زمان خود را برای ثبت داده، تلف نکنند.
کاهش هزینه، با چندین مورد ایجاد می‌شود. با ماژول کنترل رفتار راننده تصادفات و آسیب به ناوگان خودرویی به حداقل می‌رسد. با نگهداری و تعمیرات پیش‌بینی شده هزینه‌های ناشی از عدم تعمیرات به‌موقع کاهش می‌یابد. با ماژول کنترل سوخت مصرفی هزینه‌های مربوط به سرقت سوخت و یا مصرف سوخت اضافی در کمترین حالت قرار می‌گیرد. با ماژول کنترل پروژه‌ها، مدیریت درست پروژه‌ها با محاسبه‌ی دقیق هزینه‌ها ایجاد می‌شود.
بهبود عملکرد ناوگان در سازمان‌ها ضروری است
گزارش‌های قابل دانلود، بازخورد فوری در مورد نحوه‌ی عملکرد وسایل نقلیه و رانندگان، هم به‌صورت جداگانه و هم در سطح سازمانی را ارائه می‌دهند. یک سیستم مدیریت ناوگان خودرویی مدیران را قادر می‌سازد تا به داده‌های لحظه‌ای (مانند: سرعت، مکان، زمان‌های توقف و …) دسترسی داشته باشند. این داده‌ها می‌تواند برای بهبود عملکرد راننده از طریق بازخورد مناسب و به‌موقع و همچنین برنامه‌ریزی با اطمینان بیشتر، استفاده شود.
دیجیتالی شدن به بهبود عملکرد کلی ناوگان کمک می‌کند و درها را به روی سودهای اضافی باز می‌کند. این کار باعث می‌شود شما یک قدم نسبت به رقبای خود، جلوتر قرار گیرید. دیجیتالی شدن، به‌ویژه در میان مشاغل کوچک، در حال افزایش است. این روزها نمی‌توان حتی یک قدم از رقبا عقب ماند. این موضوع می‌تواند عقب ماندن چندین ساله را به همراه داشته باشد.
نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه را برنامه‌ریزی کنید
نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه، برنامه‌ریزی سرویس‌ها، صرفه‌جویی در زمان و هزینه و کاهش مدت زمان خرابی خودرو را به ارمغان می‌آورد. هنگامی که داده‌ها وارد نرم‌افزار می‌شوند، مدیران می‌توانند به‌سرعت خودروهایی را که برای تعمیر و نگهداری وقت دارند، ردیابی کنند و مطابق با آن عمل کنند. این مورد اجازه می‌دهد تا برنامه‌ریزی بهتری برای جلوگیری از هزینه‌زا بودن ناوگان خودرویی داشته باشید. همچنین به شما کمک می‌کند که مشکلات را زودتر تشخیص دهید و ایمنی راننده را بهبود ببخشید.
این مطلب برایتان مفید خواهد بود:
شما در برابر محیط زیست مسئول هستید
همانطور که در بالا ذکر شد، کسب و کارها کاغذ را هدر می‌دهند و این به معنای ایجاد آلودگی هوا با دی اکسید کربن زیاد است. فن‌آوری‌های تلماتیک، به کاهش این امر کمک می‌کنند و به شما امکان می‌دهند تا رصد کنید که وسایل نقلیه کجا می‌روند، مسیرها را ارزیابی کنید و رفتارهایی که باعث اتلاف سوخت می‌شوند را بررسی کنید. همه‌ی این‌ها از یک پلتفرم یکپارچه ایجاد می‌شود که کاغذ را از سازمانتان حذف می‌کند. حتی با یک ردیاب خودرو شما می‌توانید میزان انتشار گازهای گلخانه‌ای را نیز مانیتور کنید.
به طور کلی
زنده ماندن در این روزهای پر تلاطم کار خیلی آسانی نیست، خصوصا اگر به‌عنوان یک کارفرما در اقیانوس قرمز این بازار در حال فعالیت باشید. هر کاری که باعث شود مسیرتان را از دست بدهید، می‌تواند تا پای نابودی، شما را کشانده و باعث ورشکستگی شود. به همین دلیل است که باید به دنبال راه‌هایی باشید که حتی یک درصد بتواند هزینه‌هایتان را کاهش داده و حتی یک درصد هم که شده بهره‌وری را افزایش دهد.
اگر مدیر لجستیک سازمانی هستید، حتما این را می‌دانید که ناوگان خودرویی بخش هزینه‌زای سازمانتان است. هر کاری در این بخش می‌تواند مانند اثر پروانه‌ای، دیگر بخش‌ها را تغییر دهد. پس فکر نکنید که یک گزارش عددی چه تاثیری می‌تواند داشته باشد. چرا که تجربه ثابت کرده است هوشمندسازی ناوگان خودرویی تا 15 درصد در هزینه‌های سوخت مصرفی و تا 25 درصد در هزینه‌های تعمیرات و نگهداری اثرگذار است.
این اعداد اصلا اعداد کوچکی نیستند. در مقیاس بزرگ، این اعداد نشان دهنده‌ی میلیاردها تومان پول است که به صندوق مالی سازمان برگشته است. پولی که می‌توانید در بخشی حیاتی آن را خرج کنید و افزایش اثربخشی را شاهد باشید. در مقابل هوشمندسازی مقاومت نکنید.
