ما در این متن تلاش داریم به یک سوال اساسی پاسخ دهیم:
چگونه ردیاب خودرو و سامانه‌ی مدیریت ناوگان می‌توانند به کسبوکارها کمک کنند تا با هزینه‌ی کمتر، کارهای بیشتری را انجام دهند؟
این موضوع بر هیچ‌کس پوشیده نیست که ما سال‌هاست وارد دوران نامطمئن اقتصادی شده‌ایم. آنچه همه چیز را غیر قابل پیش‌بینی کرد، گسترش ناگهانی ویروس کرونا و ضربه‌ی مهیب آن به کسبوکارها بود. به همین دلیل، رهبران و مدیران کسبوکارها در حال ارزیابی تأثیر ویروس کرونا و تجدید نظر در پیش‌بینی‌های خود هستند.
وقتی زمان همه چیز در سازمان نامشخص باشد، قطعا پیش‌بینی کردن هیچ‌گاه اتفاق نخواهد افتاد. شما برای افزایش بهره‌وری و مدیریت هزینه‌های خود نیازمند ابزاری هستید که بتواند داده‌هایی ارزشمند درباره‌ی زمان انجام کارها در اختیارتان قرار دهد. ردیاب خودرو و سامانه‌ی ردیابی این ابزار است. در این مقاله از مجله‌ی دلفین در نظر داریم نقش ردیاب خودرو در بهبود شرایط مالی بنگاه‌های اقتصادی را با هم بررسی کنیم، پس با ما همراه باشید.
چشم‌انداز اقتصادی سال‌های آینده
آنچه اقتصاددانان برای پاییز گذشته پیش‌بینی کردند، یک رکود اقتصادی باورنکردنی بود. وارونگی منحنی بازدهی در ایالات متحده آمریکا نشان می‌داد که سازمان‌ها و شرکت‌های تجاری، رکود عجیبی را در زمان جهش ویروس کرونا تجربه خواهند کرد.
بسته به صنعت، برخی از مشاغل مانند فروشگاه‌های آنلاین، سازندگان مواد تمیز کننده، شرکت‌های تحویل کالا مثل تیپاکس، تولیدکنندگان غذای بیرون‌بر و همچنین شرکت‌های خدماتی مثل پیک‌ها، از وضعیت ایجاد شده سود زیادی بردند. اما در مقابل برخی کسبوکارها مثل سازمان‌های بزرگ حمل‌ونقلی با مشکل مواجه شدند. شرکت‌هایی که در جابه‌جایی کالا، نقش اساسی را بر عهده دارند.
معمولا کسبوکارها در شرایط رکود چه تدبیری می‌اندیشند؟
اولین موضوعی که کارفرماها و کارمندان را نگران کرده، تعدیل نیرو است. پس از آن عدم آگاهی از آنچه در واقعیت در حال رخ دادن است و در نهایت تصمیم‌گیری.
مرحله‌ی اول: مراقبت از کارمندان و جلوگیری از تعدیل نیرو
یکی از بزرگترین مشکلات دوران رکود اقتصادی و گسترش ویروس کرونا، تعدیل نیروی انسانی بود. این موضوع عدم سلامت خانواده‌ی کارمندان را نیز به همراه داشت. به همین دلیل سازمان‌ها نهایت تلاش خود را می‌کردند که نیروی انسانی را حفظ کنند. اما قطعا همه‌ی آن‌ها در این مسیر موفق نبودند. چاره چیست؟
- ایجاد فضای کاری برای کلیه‌ی نیروهای انسانی با کمترین هزینه.
مرحله‌ی بعدی: بررسی وضعیت موجود و رویارویی با واقعیت‌ها
عدم اطمینان اقتصادی به نبض یک تجارت ضربه می‌زند. افزایش قیمت سوخت، محدودیت‌های سفر، تغییرات حمل‌ونقل و واردات، همه‌ی این موارد بر نظم عملیات تجاری تأثیر می‌گذارند. مشاغلی که در آن‌ها خودرو نقشی کلیدی را برعهده داشت، با مشکل بزرگتری روبه‌رو شدند. در این سازمان‌ها هزینه‌ی ناوگان خودرویی به شکل باورنکردنی بالا رفت و در مقابل سازمان به دلیل شرایط ایجاد شده، درآمد کافی نداشت. همین موضوع حاشیه‌ی سود را تا حد خیلی زیادی کاهش داد.
- چاره چیست؟ سازمان باید اهداف بلندمدت خود را بازنگری می‌کرد.
تثبیت کسب‌وکار، بررسی داده‌ها و نگاه به آینده در مرحله‌ی بعدی است. شرایط ایجاد شده چه تاثیری بر فروش دارد؟ آیا این وضعیت بر پیش‌بینی درآمد مابقی سال تاثیر منفی خواهد گذاشت؟ در مورد هزینه‌ها چطور؟ این‌ها سوالاتی هستند که در حال حاضر بسیاری از مدیران مشاغل از خود می‌پرسند.
مرحله‌ی آخر: افزایش کارایی با استفاده از سامانه‌ی ردیابی
درست است که همواره اموری در سازمان وجود دارد که هیچ‌گاه نمی‌توان آن‌ها را کنترل و یا زمان وقوعشان را پیش‌بینی کرد. اما نباید نا‌امید شد. در این بین ابزارهایی به بازار عرضه شده است که با استفاده از آن‌ها می‌توانید بسیاری از فرآیندهای سازمانی را مدیریت کرده و پیش از تصمیم‌گیری، نتیجه را پیش‌بینی کنید.
سامانه‌ی ردیابی و ردیاب خودرو یک فناوری مرتبط است که به رهبران کمک می‌کند تا روندهای کسب‌وکار خود را ببینند و ابزاری برای کمک به آن‌ها در هدایت مسیر در زمان‌های اقتصادی نامطمئن فراهم می‌کند. خصوصا اگر در شرایطی قرار گرفته‌اید که می‌خواهید کسب‌وکارتان را کوچک کرده و افراد زیادی را اخراج کنید، این ابزار می‌تواند به شما کمک کند که تصمیم آگاهانه‌تری اتخاذ کنید.
سه حوزه‌ی کلیدی سازمانی و حضور پر رنگ ردیاب خودرو
در این بخش سه کارکرد اصلی ردیاب و سامانه‌ی مدیریت ناوگان ارائه می‌شود:
- مانیتورینگ استفاده از دارایی‌ها
- ارائه داده برای ادغام کسب‌وکار
- افزایش ایمنی رانندگان و ناوگان
مانیتورینگ استفاده از دارایی‌ها: هوشمند کار کنید.
شما برای استفاده‌ی درست و هوشمند از دارایی خود باید درک درستی از هزینه‌ها و تطبیق وسایل نقلیه با نیازهای سازمانی داشته باشید. کسب‌وکاری با مشکل مواجه می‌شود که ناوگان خود را با امور برنامه‌ریزی شده‌ی سازمانی متعادل می‌کند. اما یک سازمان موفق به این فکر می‌کند که چگونه می‌توان وسایل نقلیه و دارایی‌های بیشتری را برای ارائه خدمات بیشتر در جاده‌ها اختصاص دهد. این سازمان برای امور پیش‌بینی نشده هم ابزار دارد.
سامانه‌ی ردیابی به چه سوالاتی پاسخ می‌دهد؟
- چند خودرو و چه نوع وسایل نقلیه در سازمان فعال هستند؟
- آیا اکنون در این لحظه، تمامی ناوگان فعال هستند؟
- مسیر پیموده شده کجاست و مقصد نهایی چیست؟
- رانندگان چگونه رانندگی می‌کنند؟
برای فعالیت به عنوان یک کسب‌وکار مقرون به صرفه در شرایط رکود، استفاده‌ی درست و بهینه از دارایی‌ها و ناوگان خودرویی مهمترین فاکتور است.
استفاده‌ی کم یا زیاد از ناوگان خودرویی، نشانه‌ی هوشمند بودن نیست.
اگر از هر خودرو کم استفاده شود، بهتر است ظرفیت ناوگان خودرویی شناسایی شده و با توجه به این ظرفیت، وظایف دسته‌بندی شود. در مقابل اگر از ناوگان خودرویی بیش از اندازه استفاده می‌شود، باید با شناسایی ظرفیت ناوگان، تعداد خودروهای بیشتری را به فعالیت‌های سازمانی اختصاص دهید.
اما باید دید، سامانه‌ی مدیریت ناوگان با چه داده‌هایی تصمیم‌گیری را آسان می‌کند؟
در این قسمت نمونه‌هایی از راهکارهای سامانه‌ی ردیابی برای مدیریت امور سازمانی در استفاده‌ی بهینه از دارایی‌های سازمانی را بیان خواهیم کرد.
ارائه‌ی گزارش سفر
در این گزارش مدیران می‌توانند میزان مسافت پیموده شده، مدت زمان روشن بودن خودرو، مسیرهای پیموده شده، ورود یک خودرو به محدوده‌ی جغرافیایی خاص یا خروج از آن، مدت زمان کارکرد درجا و حتی نوع رفتار راننده در یک بازه‌ی زمانی را دریافت کنند.
بهینه‌سازی مسیر
یکی از وظایف سامانه‌ی ردیابی خودرو، ارائه‌ی بهترین مسیرها به ناوگان سازمانی است. ردیاب برای ارائه‌ی بهترین مسیر، علاوه بر در نظر گرفتن ترافیک، مسافت را نیز در نظر می‌گیرد. همین موضوع باعث می‌شود که خودرو میزان سوخت کمتری مصرف کرده، در مدت زمان کمتری وظایف خود را انجام داده و میزان کارکرد آن نیز به حداقل برسد.
کاهش هزینه‌های سازمانی
این قسمت را باید به صورت مفصل‌تری توضیح داد؛ چرا که سامانه‌ی ردیابی با استفاده از گزارشات مختلف می‌تواند کاهش هزینه را سبب شود.
کاهش هزینه با کنترل میزان سوخت مصرفی
یکی از ماژول‌های پرکاربرد سامانه‌ی ردیابی خودرو، ماژول کنترل سوخت مصرفی است. آنچه در گزارشات این بخش مشاهده می‌کنید زمان و مکان سوخت‌گیری، مدت زمان مصرف آن، زمان و مکان اتمام است. این گزارش از سرقت سوخت جلوگیری کرده و میزان مصرف را مدیریت می‌کند.
این مطلب برایتان مفید خواهد بود:
مدیریت هزینه‌ها با نگهداری و تعمیرات پیش‌بینی شده
ماژول نگهداری و تعمیرات خودرو به مدیران کمک می‌کند کلیه‌ی سرویس‌ها را تعریف کرده و در زمان سررسید آن‌ها، هشدار دریافت کنند. همین موضوع باعث می‌شود هیچ سرویسی فراموش نشده و خطر خراب شدن خودرو در جاده و در حین ماموریت، کاهش یابد. خراب شدن خودرو و سپس تعمیر کردن آن هزینه‌ی بیشتری خواهد داشت.
ادغام و یا گسترش ناوگان و سیستم‌های سازمانی
ارائه‌ی خدمات یکپارچه‌سازی، یکی دیگر از استراتژی‌های مهم تجاری است. مدیران نیازمند اطلاعاتی هستند که بتواند بر اساس آن ادغام ناوگان یا گسترش را انجام دهند. این اطلاعات را سامانه‌ی ردیابی در اختیارشان قرار می‌دهد. با محاسبه‌ی میزان کارکرد هر خودرو، می‌توان ظرفیت‌ها را با دقت بالایی شناسایی کرد.
همچنین، مدیریت چندین پلتفرم توسط کارکنان وقت‌گیر و پرهزینه است. یکپارچه‌سازی سیستم‌های نرم‌افزاری به شرکت‌ها دید واضح‌تری از عملیات داده و به کارمندان اجازه می‌دهد کمتر روی داده‌های دستی و کاغذی تمرکز کنند. همین موضوع باعث می‌شود آن‌ها زمان بیشتری داشته و به صورت بهینه‌تری ناوگان را مدیریت کنند.
این مطلب برایتان مفید خواهد بود:
ایمنی رانندگان و ناوگان افزایش می‌یابد.
اولین اولویت هر سازمانی باید تامین امنیت کارمندان باشد. این موضوع توسط ماژول کنترل رفتار راننده، اعلام تصادف، اعلام سرقت خودرو و … فراهم می‌شود. ایمنی پیشگیرانه‌ی ناوگان می‌تواند به مدیریت هزینه‌های مربوط به تصادفات، نگهداری و تعمیرات و خرابی خودرو کمک کند و برای حفاظت از کارکنان و ایمنی کلی جاده، اهمیت زیادی دارد.
نمونه‌هایی از راهکارهای سامانه‌ی مدیریت ناوگان در افزایش ایمنی
- اعلام زمان تصادف و برخورد با مانع
- ارائه کارت امتیازبندی رانندگان
- امکان نصب دوربین و دریافت تصاویر داخلی خودرو و جاده
چرا دلفین در این مسیر، بهترین انتخاب است؟
به این دلیل که دلفین راهکارهایش را بر اساس نوع صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید ارائه داده است. در واقع تمامی ابعاد یک صنعت بررسی شده و با توجه به چالش‌های احتمالی، ماژول و محصول طراحی شده است. برای دلفین فرقی نمی‌کند که شما به دنبال کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری یا صرفه‌جویی در زمان هستید، راهکارها با توجه به اهداف شما ارائه شده‌اند.
سخن آخر اینکه
در شرایط رکود همواره تصمیم‌گیری، علاوه بر اینکه سخت‌تر است، باید با سرعت بیشتری نیز اتفاق بیفتد. مدیران در این دوره‌ی بحرانی، نیازمند اطلاعات دقیق و روشنی هستند که با توجه به آن تصمیمات درستی اتخاذ کنند. به همین دلیل سامانه‌ی ردیابی و مدیریت ناوگان به کمک مدیران آمده و با ارائه اطلاعات دقیق، سرعت تصمیم‌گیری را افزایش داده و میزان خطا را به حداقل می‌رساند.
