مهمترین موردی که در شرح وظایف مدیر لجستیک درج شده است، ذخیره و توزیع ایمن کالاها است. او باید اطمینان حاصل کند که سفارشات، دقیقاً طبق روال تعیین شده، توزیع میشوند. در این متن میخواهیم وظایف یک مدیر لجستیک را به تفصیل توضیح دهیم و در ادامه به بررسی تأثیر ردیاب ناوگان حمل و نقل و نرمافزار مدیریت ناوگان خودرویی بر افزایش بهرهوری عملکرد این مدیران و همچنین کاهش زمان و پیچیدگی این وظایف بپردازیم.
شرح وظایف مدیر لجستیک از زبان کارفرمایان
وظایف یک مدیر لجستیک معمولاً در سازمانها باید با مدیران و سرپرستان انبار همپوشانی داشته باشد. البته مدیران لجستیک در سطح کلانتری فعالیت میکنند. به عنوان مثال، مدیریت محمولهها و حتی ارائه مسیر حرکت ناوگان خودرویی در برخی سازمانها بر عهده مدیران لجستیک است. اما به طور کلی میتوان این وظایف را به موارد زیر خلاصه کرد:
- مدیریت خودروها و جایگزین کردن خودروهای سالم به جای خودروهای در حال تعمیر
- ایجاد ارتباط مؤثر با مدیران و کارمندان و ایجاد توافق بین مدیران، رانندگان و دیگر کارکنان
- تهیه مستندات و عملکرد واحد لجستیک جهت نظارت مدیران بالادستی و دیگر سرپرستان
- نظارت بر موجودی انبار و برنامهریزی خرید مجدد و اعلام به واحد تدارکات جهت برنامهریزی
- شناخت مشکلات فنی خودروها و برنامهریزی نگهداری و تعمیرات با توجه به زمان سرویسها
- تدوین برنامه جهت بهبود عملکرد رانندگان و رضایت مشتریان با توجه به قراردادهای امضا شده
- سازماندهی کردن محمولههای باری بین شهری و درون شهری با توجه به نوع بار و ناوگان خودرویی
- هماهنگی رانندگان، ناوگان خودرویی، مشتریان و صاحبان بار با توجه به برنامههای دیگرِ سازمان
- زمانبندی حرکت، گردش در مسیر و تخلیه محمولههای باری با توجه به مبداء و مقصد تعیین شده
- مذاکره با مشتریان سازمانی و غیر سازمانی جهت اخذ قراردادهای سازمانی و نظارت بر مفاد قراردادها
- بررسی کلیه اطلاعات و دادهها برای عارضهیابیهای سازمانی و یافتن روشهایی برای رفع آن عارضهها
- تجزیه و تحلیل دادهها برای ارزیابی عملکرد رانندگان و ارائه آموزشهای مشخص جهت بهبود عملکرد
چگونگی تهیه شرح شغل مدیر حملونقل
ایجاد یک الگوی شرح شغل، کار آسانی است؛ زیرا که شرح شغل شامل تمام کارهایی است که توسط فرد انجام میشود؛ پس نوشتن آنها کار چندان دشواری نیست. با این حال، همچنان باید در فایل نهایی دقت و جدیت داشته باشید تا از بروز خطا جلوگیری کنید. در این بخش مراحل تهیه شرح شغل یک مدیر لجستیک نوشته شده است.
مرحله ۱: از تمامی مهارتهای مورد نیاز، یک لیست درست کنید
همه شرح شغلها باید با یک مقدمه شروع شوند؛ زیرا قرار نیست فوراً نقشها را فهرست کنید. میتوانید مقدمه را بسیار ساده بنویسید. آنچه در ادامه باید نوشته شود فهرستی از مهارتها و ارزشهای ضروری است. مهارتها و ارزشهایی مثل رهبری عالی، ارتباط مؤثر، مهارتهای سازمانی و موارد دیگر. تعداد مهارتهای بسیار زیادی را میتوانید در این بخش بنویسید، اما باید ارتباط بین این مهارتها را نیز حفظ کنید.
مرحله ۲: از الگوهای آماده استفاده نکرده و به فعالیتهای سازمانی خود دقت کنید
به خاطر داشته باشید که تنها تکیه بر ارزشها و کیفیتها میتواند خیلی کلی باشد. مثلاً عنوان کردن اینکه ما میخواهیم یک مدیر لجستیک، مهارت رهبری خوبی داشته باشد، یک جمله کلیشهای کلی است.
“شما باید با توجه به نوع فعالیت سازمانی خود، دقیقاً بیان کنید که منظورتان چه نوع رهبری است. در واقع شما باید با بیان جزئیات به افرادی که قرار است در این نقش فعالیت کنند کمک کنید و به آنها یک نقشه راه ارائه دهید.”
مرحله ۳: محدودیتهای موجود را حتما در نظر بگیرید
واقع بین باشید. به مدیر لجستیک به عنوان یک سوپرمن نگاه نکنید. او قرار نیست که کلیه وظایف را خود به تنهایی انجام دهد. پس با در نظر گرفتن اینکه شما در کنار یک مدیر لجستیک، سرپرست و کارشناسان لجستیک نیز خواهید داشت. اما باید به این محدودیتها نیز توجه داشته باشید که هر سازمانی چند نیرو دارد، چند ناوگان دارد و مدیر لجستیک باید چه پارامترهایی را مدیریت کند. وظایف باید با توجه به این پارامترها تعیین شوند.
مرحله ۴: سعی کنید وظایف را به صورت خلاصه و با جملات کوتاه بنویسید
می توانید به جای ایجاد جملات طولانی و کامل یا پاراگرافهای طولانی، تمام جزئیات را به صورت اینفوگرافیک نمایش دهید. افراد با یک نگاه ساده به تصویر میتوانند وظایف خود را شناسایی کنند و نیازی به خواندن اطلاعات گسترده و جملات طولانی ندارند.
مرحله ۵: تمام جزئیات را مرور کنید
مرور همه چیزهایی که نوشتهاید، آخرین مرحله است. بدون نگاه کردن به گذشته، خیلی مطمئن نباشید که همه چیز خوب است، زیرا ممکن است در کارهای نوشته شده در مقایسه با کارهایی که باید انجام شود، اختلاف نظر وجود داشته باشد. همچنین در این مرحله باید از شر غلط املایی و اشتباهات گرامری خلاص شوید، چرا که ارسال یک سند حاوی خطاهای متعدد، تصور ضعیفی را در خواننده ایجاد میکند. خواندن مجدد کل محتوا معمولاً تشخیص اشتباهات را برای شما آسان میکند.
نقش ردیاب ناوگان حمل و نقل و نرمافزار مدیریت ناوگان
همانطور که در بخشهای پیش گفته شد، مدیران لجستیک باید توانایی کار کردن با انواع نرمافزارهای سازمانی را داشته باشند. چراکه دنیای مدرن کنونی دیگر مانند گذشته نمیتواند با فرآیندهای سنتی کنار آمده و سازمانهایی که تلاش کنند، همچنان روشهای گذشته را در بخشهای مختلف استفاده کنند، محکوم به شکست خواهند بود.
یکی از این نرمافزارهای سازمانی، نرمافزار مدیریت ناوگان است که با یکپارچه شدن با ردیاب ناوگان حمل ونقل توانسته است بخشهای مختلف وظایف یک مدیر لجستیک را پوشش دهد. به عبارت دقیقتر میتوان گفت سامانه مدیریت ناوگان خودرویی بر اساس شرح وظایف مدیر لجستیک طراحی شده است.
این سرویس به گونهای ارائه میشود که علاوه بر سرعت بخشیدن به عملکرد این مدیران، فرآیندها را با خطای کمتری پیش برده و باعث بهبود عملکرد کارکنان این واحد شود.
“در اولین اقدام، مدیران لجستیک باید کلیه ناوگان خودرویی سازمانی را به ردیاب ناوگان حمل و نقل و انواع تجهیزات جانبی مورد نیاز، تجهیز کنند. پس از آن با یکپارچه شدن سختافزار و نرمافزار مدیریت ناوگان، آمادگی دریافت گزارشات را داشته و میتوانند کارکرد خودرو و عملکرد راننده را به صورت گزارشات نموداری و جدولی دریافت کنند.”
ارزش دریافتی حاصل از هوشمندسازی ناوگان خودرویی
- مدیریت خودروها و جایگزین کردن ناوگان با توجه به گزارشات دقیق سامانه
- تعیین استانداردهای سازمانی در سامانه و دریافت هشدار در صورت عدم رعایت
- ایجاد ارتباط موثر با رانندگان با استفاده از دستگاه شنود و مکالمه دو طرفه در کابین
- دریافت مستندات تنها با چند کلیک ساده و بدون نیاز به گزارشات کاغذی آسیبپذیر
- یکپارچه ساختن سامانه با نرمافزار انبار و کنترل کردن میزان موجودی با دقت بالا
- استفاده از ماژول نگهداری و تعمیرات خودرویی و برنامهریزی زمان سرویسهای ناوگان
- دریافت گزارشات مربوط به ماژول کنترل رفتار راننده و امکان بهبود عملکرد آنها
- استفاده از ماژول ارزش افزوده و سالن اعلام بار برای برنامهریزی دقیق محمولههای باری
- هماهنگی رانندگان با استفاده از گزارشات این سامانه و بدون نیاز به تماسهای تلفنی
- امکان دریافت گزارشات روزانه و ماهانه برای عارضهیابیهای سازمانی
- مدیریت مسیر طی شده توسط ناوگان خودرویی و کنترل میزان سوخت مصرفی
- امکان دریافت اطلاعات مربوط به خط مسیر و کارکرد مجموعه ناوگان خودرویی
- امکان اختصاص ناوگان خودرویی به رانندگان و برنامهریزی دقیق توزیع
مطالب مرتبط:
ارائه دید کلی نسبت به عملکرد رانندگان با تحلیل رفتار راننده
ردیاب ناوگان حمل و نقل در کدام بخش از شرح وظایف مدیر لجستیک قرار دارد؟
با اطمینان میتوان گفت از ابتداییترین و کم اهمیتترین کارهای یک مدیر لجستیک تا اصلیترین کارها با استفاده از سامانه مدیریت ناوگان بهبود بخشیده میشود. به طور کلی وظایف مدیران پس از روی آوردن به روشهای مدرن به سه بخش تقسیم میشوند.
- وظایفی که بهبود بخشیده میشوند
- وظایفی که وجود نداشته و ایجاد میشوند
- وظایفی که وجود داشته و حذف میشوند
نوع وظیفه |
نام وظیفه |
عملکرد سامانه مدیریت ناوگان خودرویی |
وظایفی که بهبود بخشیده میشوند |
کنترل عملکرد رانندگان |
امکان ارسال گزارشات مربوط به نوع رانندگی رانندگان و شناسایی رانندگان تهاجمی |
محاسبه کارکرد ناوگان خودرویی |
امکان ارسال گزارشات روزانه و ماهانه از کارکرد خودرو از میزان مسافت پیموده شده تا کارکرد درجای هر خودرو |
مدیریت یکپارچه ناوگان خودرویی |
امکان ارسال گزارشات یکجا و یکپارچه از کلیه ناوگان خودرویی در جداول و نمودارهای مشخص |
ایجاد ارتباط موثر با دیگر واحدها |
امکان یکپارچه کردن نرمافزار مدیریت ناوگان خودرویی با دیگر نرمافزارهای سازمانی |
وظایفی که ایجاد میشوند |
دریافت گزارشات نرمافزاری از کارکرد ناوگان |
امکان تعریف داشبورد مدیریت و دریافت گزارشات به صورت یک جا |
دریافت گزارشات نرمافزاری از عملکرد رانندگان |
امکان ارسال گزارشات مربوط به رفتار رانندگان مثل ترمزهای شدید و خیلی شدید |
دریافت شاخصهای عملکرد رانندگان و آموزش آنها |
ارسال گزارشات شاخصهایی چون ترمزهای شدید و خیلی شدید، شتابهای ناگهانی گردشهای شدید و … |
محاسبه میزان سوخت مصرفی |
ارسال گزارشات مربوط به میزان سوخت مصرفی و یا میزان سوخت باقیمانده |
دریافت گزارشات مربوط به تعمیرات و نگهداری پیشبینی شده |
امکان ثبت اطلاعات مربوط به نگهداری و تعمیرات ناوگان خودرویی و تعریف سرویسها با قابلیت اعلام هشدار زمان سر رسید سرویس |
دریافت گزارشات مربوط به سالن اعلام بار |
امکان آگاهی مدیران از بارهای موجود در هر شهر و اختصاص هر بار به خودروهایی که در آن شهر به عنوان مقصد حضور داشته و یک بارِ سازمانی را تخلیه کردهاند |
وظایفی که حذف میشوند |
دریافت گزارشات کاغذی از رانندگان |
کلیه گزارشات به صورت سیستمی ارائه شده و دیگر نیاز به گزارشات دستی و کاغذبازیهای سازمانی با محوریت عامل انسانی نخواهد بود |
ایجاد تماسهای مکرر با رانندگان |
امکان اتصال ردیاب به دستگاه شنود و یا مکالمه دو طرفه جهت ایجاد ارتباط با راننده بدون نیاز به تماسهای تلفنی |
بررسی دائمی دفترچهای مربوط به نگهداری و تعمیرات خودرو |
امکان ارسال هشدارهای مشخص شده سرویسهای نگهداری و تعمیرات خودرو |
در نهایت
با سرعت گرفتن فرآیندها در دنیای امروز دیگر تمامی وظایف با گذشته متفاوت شده است. شرح وظایف مدیر لجستیک در دنیای امروزی کاملاً با سالهای پیش متفاوت است. امروزه نهتنها یک مدیر لجستیک، بلکه کلیه کارکنان یک سازمان باید توانایی کار کردن با انواع نرمافزارها و اپلیکیشنها را داشته باشند.
سرعت گرفتن فرآیندها، همانقدر که میتواند باعث موفقیت کسب و کارها باشد، در برخی موارد امکان به چالش کشاندن آنها و در نهایت فرو ریختنشان را نیز به دنبال دارد. شما به عنوان یک مدیر لجستیک باید بتوانید خودتان را با انواع تغییرات وفق دهید، منعطف باشید و یاد بگیرید. شما باید بیاموزید که سرعت عملکردتان میتواند زنده ماندن یک سازمان را تضمین کند.
آنچه که با روشهای سنتی کاملاً در تناقض است، همین سرعت عمل داشتن است. پس برای سریعتر شدن و همراه شدن با موج عظیم دنیای مدرن، باید نرمافزارها، سختافزارها و راهکارهای حوزه کاری خود را به خوبی بشناسید، به کار بگیرید و بهبود ببخشید.