انواع مختلفی از گزارش‌ها در سیستم مدیریت ناوگان خودرویی وجود دارد که مدیران می‌توانند از آن‌ها برای افزایش کارایی و بهبود بهره‌وری در مجموعه‌ای از ناوگان خودرویی استفاده کنند. این گزارشات از صنعتی به صنعت دیگر متفاوت است و حتی در برخی موارد مدیران با توجه به نوع مسئولیتشان، گزارشات متنوعی را دریافت می‌کنند. چرا که مدیرهای مختلف با توجه به جایگاهشان زمان‌های متفاوتی را برای دریافت گزارشات صرف می‌کنند.
در این مقاله از وبلاگ دلفین در نظر داریم تفاوت بین گزارشاتی که شما در داشبورد مشاهده می‌کنید و آن دسته از گزارش‌هایی که برایتان ایمیل می‌شود را بیان کنیم، اگر از جمله کاربرانی هستید که نوع داشبورد برای شما اهمیت زیادی دارد، این متن را تا انتها بخوانید و با ما همراه باشید.
گزارش داشبورد سیستم مدیریت ناوگان چیست؟
هر گزارشی که عملکرد ناوگان را اندازه‌گیری می‌کند و به شکل گرافیکی است را می‌توان به عنوان گزارش داشبورد در نظر گرفت. در واقع باید گزارشاتی را در داشبورد قرار داد که مدیر با نگاه کردن به آن‌ها، در کوتاه‌ترین زمان، داده‌های مورد نیاز را دریافت کرده و نیازی نباشد که جزئیات را بررسی کند.
داشبورد، آن تصویری است که در اولین ورود به نرم‌افزار مشاهده می‌کنید. شما بر اساس اولین دیده‌هایتان می‌توانید تصمیم‌گیری کنید. این قابلیتی است که داشبورد در اختیارتان می‌گذارد.
مزایای گزارش‌های داشبورد چیست؟
گزارش‌های داشبورد به شما یک نمایش بصری از وضعیت ناوگان و نحوه‌ی عملکرد آن‌ها می‌دهد. هدف اصلی این گزارشات، کاهش مدت زمان گزارش‌گیری توسط مدیران است. به همین دلیل است که مدیر می‌تواند مجموعه‌ای از گزارشات گرافیکی را به صورت یکجا در اولین ورودی نرم‌افزار مشاهده کرده و شمایی کلی از وضعیت ناوگان خودرویی را دریافت کند.
در ادامه، اگر مدیر احساس کند که یک خودرو نیاز به بررسی بیشتری دارد، می‌تواند به صورت اختصاصی به گزارشات آن مراجعه کرده و جداول مربوط به آن خودرو را با دقت و ظرافت بیشتری چک کند.
چه گزارشی برای شما کاربردی‌تر است؟
شما مدیر نقلیه‌ی یک سازمان با مجموعه ناوگان یخچال‌دار هستید؟ پس آنچه هر روز توسط شما بررسی می‌شود، دمای یخچال‌هایی است که وظیفه‌ی حمل مواد فاسد شدنی را برعهده دارند. برای کاهش ریسک، داشبورد سیستم مدیریت ناوگان، هر روز گزارشات کلیه ناوگان را به صورت یکجا در اختیار شما قرار می‌دهد. آنچه خواهید دید نمودارهای مربوط به دمای یخچال با توجه به مسیر و موقعیت جغرافیایی است.
اگر وزن بار خودرو پارامتری حیاتی برای سازمان شماست، فراموش نکنید که گزارش نموداری آن را در داشبورد خود قرار دهید. در واقع، شما هر روز با باز کردن سیستم مدیریت ناوگان، ابتدا داشبورد را مشاهده می‌کنید. در این داشبورد گزارش وزن به صورت نموداری پدیدار شده و در صورت وجود هرگونه مشکلی، می‌توانید به جزئیات گزارشات مراجعه کنید.
دو مثال فوق، یک اصل را نشان می‌دهد و آن این است که نیاز شما نوع طراحی داشبورد را مشخص می‌کند. این شما هستید که تعیین می‌کنید می‌خواهید چه گزارشی را به محض روشن کردن سامانه مدیریت ناوگان مشاهده کنید. در واقع داشبورد به دلخواه شما چیده می‌شود.
مطالب مرتبط: ۴ راهکار سامانه مدیریت ناوگان و ردیابی خودرو برای افزایش رضایت مشتریان
چند بار در روز، گزارش داشبورد را بررسی می‌کنید؟
بازه‌ی تعداد دفعاتی که شما داشبورد را چک می‌کنید می‌تواند از یک بار تا ۱۰ها بار در روز باشد. این موضوع کاملا به نوع مدیریت شما بستگی دارد. پیشنهاد ما به شما این است که به صورت تجربی زمان تغییر داده‌های داشبورد را به دست آورید.
بدین صورت که چند روز ابتدایی، داشبورد را ده‌ها بار در روز چک کنید تا متوجه شوید که معمولا چند بار در روز و در چه زمان‌هایی گزارشات داشبورد به‌روز می‌شود. این موضوع باعث خواهد شد که هر بار با گزارشات تکراری رو‌به‌رو نشوید. البته در این مورد استثناء نیز وجود دارد. یعنی زمانیکه تصادفی رخ می‌دهد، سوخت سرقت می‌شود، بار خودرو به ناگهان سرقت شده یا اینکه در مکانی دور از محدوده‌ی جغرافیایی تعریف شده خالی می‌شود.
در این مواقع بهتر است که هشدارهای سامانه را تعریف کنید. با هر تغییر ناگهانی، هشدار برای شما ارسال شده و می‌توانید بدون نیاز به چک کردن دائمی داشبورد، گزارشات جدید را نیز دریابید.
در ایمیل شما چه می‌گذرد؟
گزارشات ایمیلی بر اساس هشدارهایی است که تعریف کرده‌اید. در این قسمت، باز هم شما هستید که تعیین می‌کنید چه ایمیلی برای شما ارسال شود. حتی می‌توانید از تیم پشتیبانی بخواهید با توجه به بندهای قرارداد، گزارشات ماهانه را در قالب فایل PDF برای شما ارسال کند. اما آنچه در این نوع از گزارش به چشم می‌خورد، لحظه‌ای نبودن گزارشات با توجه به زمان رخداد است. شما گزارشاتی را دریافت می‌کنید که از زمان رخداد آن‌ها گذشته است.
مطالب مرتبط: ۴ نکته برای راه‌اندازی سامانه‌ی مدیریت ناوگان و ردیابی خودرو
آیا گزارشات ایمیل، مزایایی دارد؟
مزیت اصلی گزارش‌های ایمیلی این است که مدیران برای دریافت آن‌ها مجبور نیستند وارد سامانه و یا نرم‌افزار مدیریت ناوگان شوند. به‌راحتی به ایمیل خود مراجعه کرده و آن را دریافت می‌کنند. گزارش‌های ایمیلی می‌توانند به‌سادگی داده‌ها و نمودارها را خلاصه کنند و مستقیماً به صندوق ورودی شخص، منتقل شوند.
در واقع فرد نه‌تنها نیاز نیست به سامانه مراجعه کند، بلکه خلاصه‌ای از گزارشات کاربردی را دریافت خواهد کرد. این نوع از گزارش را به مدیران بالادستی پیشنهاد می‌کنیم.
چند مزیت اصلی گزارشات ایمیلی
در این بخش در نظر داریم چند مزیت گزارشات ایمیلی را بیان کنیم که شاید برای شما نیز به‌عنوان یک مدیر ناوگان خودرویی مفید واقع شود.
- ارسال گزارش برای کسانی که به دلیل مجوزهای امنیتی به داده‌های داخل سامانه دسترسی ندارند.
- امکان ارسال گزارشات ایمیلی و CC کردن آن‌ها، می‌تواند چند تن را به طور همزمان از اتفاقات سازمان آگاه کند. در نتیجه فرآیند گزارش‌دهی کاغذی و مدت زمان مورد نیاز برای دریافت هر گزارش، به حداقل می‌رسد.
مدیران ناوگان، چه نوع گزارش‌هایی را برای ارسال ایمیل تنظیم می‌کنند؟
در اینجا چند نمونه از گزارش‌های ایمیلی محبوب برای مدیریت ناوگان عنوان شده است:
- گزارشات یادآوری سرویس‌های نگهداری و تعمیرات
- گزارشات مربوط به ردیابی و دریافت خط مسیر
- گزارشات مربوط به کنترل رفتار رانندگان
- گزارشات شرط‌بندی شده
در تنظیمات دریافت گزارشات ایمیل، چه پارامترهایی مهم است؟
اولین و مهم‌ترین فاکتور، این است که باید به دقت تعیین کنید چه افرادی ایمیل گزارشات را دریافت کنند. همچنین شما می‌توانید مشخص کنید که هر فرد، هر گزارش را با چه جزئیاتی دریافت کند.
در ابتدا با توجه به نوع قراردادی که با تیم پشتیبانی بسته می‌شود، نوع گزارش و مدت زمان به‌روزرسانی آن نیز از جمله پارامترهای تعیین کننده است. این مورد را بیشتر به گروهی پیشنهاد می‌کنیم که تمایلی به مستقر کردن کاربر در شرکت نداشته و تعداد ناوگان خودرویی نیز زیاد قابل توجه نباشد.
گزارشات، هر چند وقت یکبار باید به‌روز شود؟
زمان به‌روز شدن گزارشات به ماموریت مدیر ناوگان بستگی دارد. به این فکر کنید که چند بار به اطلاعات گزارش (روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه) نیاز دارید. برخی از مدیران ناوگان تنظیم و دریافت گزارش‌های خودروها، که شامل داده‌های ۲۴ ساعت گذشته است را انتخاب می‌کنند.
مزیت گزارش چرخشی این است که اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری در ابتدای یک شیفت را به مدیر می‌دهد. در نتیجه مدیران، زمان برنامه‌ریزی و تعیین دیگر موارد، اطلاعاتی دقیق داشته و با حاشیه‌ی امن بیشتری تصمیم‌گیری می‌کنند. به عبارتی موارد اولیه‌ی با کیفیت (اطلاعات دقیق و درست)، محصول با کیفیتی (تصمیمات بهتر) را نیز ایجاد می‌کنند.
کدام روش برای شما مفیدتر است؟
استفاده از داشبورد ناوگان و گزارش‌های ایمیلی به صورت همزمان می‌تواند به ارتقای ناوگان شما به سطح بعدی کمک کند. یک سیستم مدیریت ناوگان و گزارش‌دهی قوی، همچنین می‌تواند هزینه‌ها را کاهش داده و به ایمنی و انطباق بیشتر کمک کند. اما شما می‌توانید فقط یکی از این دو روش را انتخاب کنید. این موضوع نیز کاملا به شما و شرایط کاری‌تان بستگی دارد.
اگر از جمله مدیرانی هستید که چک کردن هر روزه‌ی نرم‌افزار، می‌تواند به بهبود عملکرد شما کمک کند یا اینکه گزارشات لحظه‌ای، شاخصی حیاتی در فرآیندهای کاری محسوب می‌شود، بهتر است خودتان دست به کار شده و داشبوردی کاربردی طراحی کنید. اما اگر تنها برای پرداخت حقوق و دستمزد نیازمند اطلاعات هستید و یا اینکه به‌روز بودن داده‌ها چندان اهمیتی ندارند، گزارشات ایمیلی راهگشای خوبی است.
به‌طور کلی
به یاد داشته باشید که هدف نهایی استفاده از تکنولوژی، کاهش هزینه و صرفه‌جویی در زمان است. ضمن اینکه باید فرآیندهای سازمانی را بهبود بخشید. پس باید بین راه‌هایی که در مقابلمان قرار می‌گیرد، بهترین مسیر را انتخاب کنیم. اینکه بهترین راه استفاده از داشبورد است یا ایمیل، نیاز شماست که آن را مشخص می‌کند.
پس کسب‌وکاری بهترین نتیجه را دریافت خواهد کرد که در ابتدا نیازهایش را به خوبی شناسایی کرده و دقیقا از فرآیندهای سازمانی و کارهایی که توسط مدیران نقلیه انجام می‌شود آگاهی داشته باشد.
منبع:
