گفتن عبارت کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی، در ابتدا خیلی ساده به نظر می‌رسد، اما آنچه که باید مورد توجه قرار داد این موضوع است که، قطعا این هدف به‌راحتی قابل دسترسی نیست که اگر چنین بود، اکنون همه‌ی سازمان‌ها به آن دست پیدا کرده بودند و هیچ شرکت یا سازمانی را نمی‌دیدیم که به دلیل افزایش هزینه‌ها و عدم کنترل، رو به ورشکستگی رفته باشد.
همه‌ی ما می‌دانیم که کوچکترین صرفه‌جویی در هزینه‌های فرآیندهای سازمانی، می‌تواند کاهش بسیاری را در هزینه‌های نهایی سازمان ایجاد کند. حتی باید به این موضوع نیز فکر کرد که زمان فکر کردن به کاهش هزینه‌های سازمانی باید تمامی ابعاد سازمان و بخش‌ها را تحلیل کرد. تصور کنید که در همه‌ی بخش‌ها تنها یک تغییر کوچک اتفاق بیفتد، همین موضوع می‌تواند تغییر بزرگی را در کل سازمان ایجاد کند.
اگر با اثر پروانه‌ای آشنا باشید این موضوع را به‌خوبی درک خواهید کرد. اصل اثر پروانه‌ای می‌گوید اگر پروانه‌ای در پکن بال بزند، تغییراتی که در امواج هوا ایجاد می‌کند می‌تواند یک طوفان در نیویورک ایجاد کند. کمی اغراق‌آمیز است، اما به‌طور کلی می‌خواهد به ما بگوید که کوچکترین تغییرات در جایی که فکرش را نمی‌کنید، نتیجه خواهد داد.
و اما در این متن از وبلاگ دلفین در نظر داریم که با گوشزد کردن بخش‌های هزینه‌افزا، راه‌های کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی را برای مدیران روشن کنیم. شاید در نگاه اول کاهش هزینه‌های ۲ تا ۵ درصدی در بخشی از سازمان چندان چشمگیر نباشد، اما در پایان خواهید دید آنچه که شما دریافت می‌کنید، کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی از ۱۵ تا ۲۵ درصد است که با توجه به میزان پایبندی شما، این عدد می‌تواند متغیر باشد.
آیا تاکنون به تحولی که تمام کسب‌وکارها را فرا گرفته است، توجه کرده‌اید؟
آنچه که امروز در سازمان‌ها سروصدای زیادی به پا کرده است، استفاده از راهکارهایی غیردستی و نیروی انسانی محور است که بتوانند هزینه‌ها را در کمترین زمان و بیشترین بهره‌وری کاهش دهند. به زبان ساده‌تر چیزی که کشورهای پیشرفته با آن رو به رو شده‌اند، تحول دیجیتال است که کل بخش‌های سازمان را متحول کرده است. کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی با روی آوردن به روش‌های تحول دیجیتال موضوعی است که نمی‌توان از آن صرف نظر کرد.
افزایش بهره‌وری مصرف سوخت خودرو با راهکارهای تحول دیجیتال، کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی و منابع انسانی با این رویکرد و همچنین بهبود در فرآیندهای سازمانی با تغییر در روش‌های تحلیلی و ارزیابی داده‌ها، صورت گرفته است.
در مقاله زیر افزایش بهره‌روی با روش‌های دیجیتال به صورت مفصل مورد بررسی قرار گرفته است. به عنوان مثال، افزایش هزینه‌های سوخت به‌طور چشمگیری هزینه‌ی وسایل نقلیه را افزایش داده است. در برخی موارد میلیون‌ها تومان در هفته، به‌ازای هر وسیله‌ی نقلیه، به هزینه‌ها اضافه می‌شود. یک نمای جامع از مصرف سوخت در هر وسیله‌ی نقلیه در ناوگان شما می‌تواند تصویری کلی از میزان سوختی که به‌طور کلی هدر می‌دهید به شما ارائه دهد تا بدانید ابتدا چه چیزی را اولویت‌بندی کنید و کجا می‌توانید بیشترین تأثیر را داشته باشید.
مطالب مرتبط: افزایش بهره‌وری مصرف سوخت خودرو با راهکارهای تحول دیجیتال
برای کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی، اول به سراغ سوخت بروید
این جمله به نظر شما کمی خوش‌بینانه نوشته شده است؟ یعنی تصور می‌کنید کاهش هزینه‌ی سوخت مصرفی به این سادگی امکان‌پذیر نیست؟ اما باید گفت با ابزارها و راهکارهای کنونی، این موضوع اصلا دور از انتظار نیست. به این فکر کنید که خودروهای شما فقط و فقط روزانه ۱ کیلومتر کمتر از آنچه که قبلا طی کرده‌اند، مسافت طی کنند.
این موضوع می‌تواند در مدت یک سال، نزدیک به ۳۶۰ کیلومتر کاهش مسافت پیموده شده را به‌همراه داشته باشد که البته فقط مربوط به یک خودرو است. حال تصور کنید که سازمان شما ۱۰۰ خودرو داشته باشد. می‌بینید؟ حتی یک کیلومتر کاهش مسافت پیموده شده در روز، می‌تواند درست مانند یک گلوله‌ی برفی، بزرگ و بزرگتر شده و در انتها به بهمن تبدیل شود.
کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی بدون در نظر گرفتن راه و روشی برای کاهش مصرف سوخت، عاقلانه به نظر نمی‌رسد. حتی می‌توان گفت این کاهش سوخت است که به راحت‌ترین راه امکان‌پذیر است.
هزینه‌ی سوخت مصرفی را با روش‌های زیر کاهش دهید
پارامترهای زیادی است که شما با تمرکز بر آن‌ها می‌توانید سوخت مصرفی را کاهش دهید. از این موارد می‌توان به گزینه‌های زیر اشاره کرد:
۱. مسافت پیموده شده را حتما مد نظر قرار دهید
همانطور که گفته شد، حتی کاهش یک کیلومتر مسافت پیموده شده در روز، می‌تواند تاثیر شگفت‌انگیزی بر هزینه‌های نهایی سازمان داشته باشد. نرم‌افزار مدیریت ناوگان خودرویی به همراه اپلیکیشن ردیابی، می‌تواند بهترین مسیر را به ناوگان خودرویی شما معرفی کند. بهترین مسیر یعنی مسیری که کمترین هزینه را برای سازمان به‌همراه داشته باشد. نرم‌افزار با ارائه‌ی بهترین مسیر باعث می‌شود که خودروهای سازمانی مسافت کمتری را طی کنند. در نتیجه سوخت کمتری نیز مصرف خواهد شد.
البته به این نکته نیز دقت کنید که همیشه بهترین مسیر، کوتاه‌ترین مسیر نخواهد بود. گاهی کوتاه‌ترین مسیر به دلیل داشتن ترافیک زیاد، کنار گذاشته شده و یک مسیر خلوت در عین حال طولانی به راننده پیشنهاد می‌شود. در این بخش است که کارکرد درجا به یک مسئله‌ی مهم، تبدیل می‌شود. مدیریت مسیرهای پیموده شده با هدف کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی یکی از کاربردی‌ترین روش‌هایی است که مدیران لجستیک یک سازمان می‌توانند آن را به کار گیرند.
۲. کارکرد درجا را دست کم نگیرید
تصور عمومی مردم این است که خودرو در حالتی که ایستاده است و حرکت نمی‌کند حتی اگر روشن باشد، میزان سوخت مصرفی، عدد قابل ملاحظه‌ای نخواهد بود. این باور یک افسانه است و باید آن را فراموش کنید. معمولا خودرو به دلایل مختلف در حالت کارکرد درجا است.
یا شما در ترافیک گیر کرده‌اید و با اینکه می‌دانید بیش از یک دقیقه در این ترافیک هستید، باز هم خودرو را روشن می‌گذارید، یا منتظر همسرتان هستید و علی‌رغم اینکه آگاه هستید که بیش از ۱۵ دقیقه در این شرایط هستید، باز هم خودرو را روشن می‌گذارید، یا زمستان است و به بخاری احتیاج دارید یا تابستان است و به کولر نیازمند هستید. با استفاده از سامانه‌ی مدیریت ناوگان خودرویی و اپلیکیشن ردیابی خودرو می‌توانید کارکردهای درجا را شناسایی کرده و به رانندگان تذکر دهید.
تجربه ثابت کرده است که میزان مصرف انرژی در حالت کارکرد درجا برای هر خودرو متفاوت است، اما عددی نیست که بتوانید از آن صرف‌نظر کنید. به طور کلی اگر زمانی به این فکر کردید که هر عددی در سازمان قابل چشم‌پوشی است، به اثر پروانه‌ای فکر کنید. در کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی، کارکرد درجا بی‌اهمیت در نظر گرفته می‌شود این در حالی است که خودرو در هنگام کاکرد درجا نه تنها سوخت زیادی مصرف می‌کند که قطعات آن نیز آسیب زیادی می‌بینند.
به همین دلیل است که هنوز در بین رانندگان کسانی دیده می‌شوند که هنوز هم برای گرم کردن خودرو در زمستان خودرو را برای مدت زمان مشخصی روشن گذاشته و بدون حرکت می‌مانند. رانندگان آگاه نیستند که این عمل چقدر می‌تواند هم به خودرو و هم محیط زیست آسیب وارد کند.
۳. از نقش راننده در کاهش مصرف سوخت، غافل نشوید
رانندگی تهاجمی مصرف سوخت را تا ۲۰ درصد افزایش می‌دهد. تفاوت زیادی بین میزان مصرف خودرویی که راننده‌ی آن کاملا آرام و سبز رانندگی می‌کند با راننده‌ای که دائما با ترمزهای شدید، شتاب‌های شدید، گردش‌های ناگهانی و سرعت غیرمجاز نه تنها خود، بلکه دیگران را هم به خطر می‌اندازد، وجود دارد.
این نوع رانندگی باعث می‌شود که خودرو سوخت بیشتری برای حرکت صرف کند. ماژول کنترل رفتار راننده به سازمان کمک می‌کند که با تعریف هشدارهای مورد نیاز، رانندگی خشن را گزارش کند. رانندگان با توجه به عملکردشان دسته‌بندی می‌شوند و مدیران بالادستی می‌توانند آن‌ها را آموزش دهند.
رانندگان از مهمترین شاخص‌هایی هستند که در کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی باید به آن‌ها توجه کرد و عملکردشان را به صورت مستقیم زیر نظر داشت. چه کسی ممکن است از مسافت‌های طولانی برای عبور و مرور استفاده کند؟ قطعا رانندگان. چه کسی ممکن است خودرو را برای مدت زمان زیادی روشن گذاشته و بدون حرکت بماند؟ باز هم جواب راننده است. پس کنترل راننده در مورد دو گزینه‌ی قبلی نیز می‌تواند مسیر را هموار کند.
مطالب مرتبط: جلوگیری از فساد مواد غذایی و بهداشتی با ردیاب خودرویی
کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی با تمرکز بر خرابی‌های ناگهانی خودرو
یکی از چالش‌هایی که سازمان‌ها با آن روبهرو هستند، خرابی ناگهانی ناوگان خودرویی و عدم پیش رفتن بر اساس برنامه‌ریزی‌های سازمانی است. این چالش، علاوه بر اینکه برنامه‌های سازمانی را مختل کرده و باعث می‌شود هزینه‌های جبران‌ناپذیری وارد شود، هزینه‌های نگهداری و تعمیرات خودرو را نیز افزایش خواهد داد.
ماژول نگهداری و تعمیرات پیش‌بینی شده می‌تواند با ثبت کلیه‌ی سرویس‌ها، شرایطی را فراهم کند که قبل از رسیدن زمان سرویس از آن آگاه شوید و خودرو را پیش از خرابی‌های جبران‌ناپذیر به تعمیرگاه ببرید. نگهداری و تعمیرات پیش‌بینی شده هزینه‌های تعمیرات را به حداقل رسانده و برنامه‌ریزی‌های شرکت را طبق فرآیندهای تعریف شده پیش می‌برد.
البته یکی از عواملی که بر هزینه‌های قطعات خودرو تاثیر زیادی دارد، رفتارهای خشن رانندگان است. نوع رانندگی خشن، یکی از مواردی است که استهلاک قطعات خودرو را افزایش داده و باعث می‌شود عمر آن کوتاه شود. همانطور که در قسمت کاهش هزینه‌ی سوخت خودرویی گفته شد، ماژول کنترل رفتار راننده با تحلیل عملکرد رانندگان می‌تواند آن‌ها را از رانندگی خشن به سمت رانندگی سبز سوق دهد.
همچنین اعلام بهترین مسیر با کاهش میزان مسافت پیموده شده، مدت زمان استفاده از خودرو را به حداقل رسانده و این امر باعث می‌شود که خودرو آسیب کمتری ببیند.
برنامه‌ریزی امور، کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی را تسریع می‌بخشد
برنامه‌ریزی در هر کاری می‌تواند هزینه‌ها را کاهش داده و زمان تلف شده را به حداقل برساند. اندازه‌گیری دقیق میزان کارکرد خودروها و نیروهای انسانی، آگاهی از تعداد ناوگان خودرویی و عملکرد آن‌ها، شناسایی افراد سازمانی و طراحی داشبورد و تعریف میزان دسترسی آن‌ها به داده‌های تولید شده‌ی ناوگان، همه و همه مواردی هستند که می‌توانند برنامه‌ریزی‌های سازمانی را با بالاترین بهره‌وری پیش ببرند.
بالاترین بهره‌وری در این شرایط یعنی کمترین هزینه و زمان صرف شده برای هر پروژه. حتی خرید ناوگان جدید یا تغییرات آن‌ها نیز با داده‌های دقیق صورت می‌گیرد. شما با انتخاب‌های اشتباه روبهرو نمی‌شوید، چرا که تمام تصمیمات با توجه به داده‌های واقعی و لحظه‌ای صورت می‌گیرد.
مسئول جا‌به‌جایی مواد غذایی هستید؟ این بخش را از دست ندهید
برای جا‌به‌جایی مواد غذایی باید به راهکارهای دیجیتال فکر کرد. جلوگیری از فساد مواد غذایی و بهداشتی با ردیاب خودرویی یکی از راهکارهایی است که می‌توان به داده‌های آن تکیه کرد. شرکت‌های تحویل غذا، به‌ویژه تحویل‌های درخواستی، با چالش‌های منحصربه‌فردی از جمله نیاز به نگهداری در یخچال و تحویل بدون تاخیر، برای جلوگیری از فساد مواجه هستند.
چالش‌هایی مانند موج گرما و ترافیک که دیگر ناوگان به‌راحتی با آن‌ها روبهرو می‌شوند، می‌تواند برای خودروهای حمل مواد غذایی و بهداشتی، چالش‌برانگیز باشد. جلوگیری از فساد مواد غذایی و بهداشتی اولین اولویت یک شرکت تولیدکننده و حمل‌ونقل در این زمینه است. یکی از روش‌های کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی، توجه به خودروهایی است که مسئولیت جا‌به‌جایی مواد فاسدشدنی را بر عهده گرفته‌اند.
با نصب ردیاب خودرویی بر روی این ناوگان و جمع‌آوری داده‌های مربوط به موقعیت جغرافیایی و دمای یخچال، می‌توان مدیریت کامل و از راه دور را بر خودروهای یاد شده اعمال کرد. این موضوع را نباید نادیده گرفت چرا که فساد مواد غذایی و بهداشتی، یعنی ورشکستگی و داشتن مشتری‌های ناراضی که می‌توانند وضعیت شرکت را به سمت پرتگاه بکشانند.
برای آگاهی کامل از مدیریت از راه دور ناوگان حمل مواد فاسد شدنی مقاله جلوگیری از فساد مواد غذایی و بهداشتی با ردیاب خودرویی را به طور کامل مطالعه کنید. برای خواندن این متن به لینک زیر مراجعه کنید:
در کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی، از هزینه بیمه غافل نشوید
زمانی که صحبت از کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی می‌شود کسی به فکر هزینه بیمه نیست به این دلیل که همیشه تصور ما این است که بیمه خودرو به عنوان هزینه ثابت محسوب می‌شود و تغییر نمی‌کند. البته نمی‌توان چندان هم به صاحبین کسب‌وکار خرده گرفت چرا که بیمه‌گذاری غیراستاندارد بیمه در ایران، این ذهنیت را برای کسب‌وکارها ایجاد کرده است.
اما بهتر است نگاهی به آینده و روش‌های تعیین قیمت بیمه در کشورهای پیشرفته داشته باشیم. در این کشورها، بیمه بر اساس نوع عملکرد راننده تعیین می‌شود. در دنیا دیگر بیمه‌گذاری بر اساس مدل خودرو تعیین نمی‌شود. به عبارتی آنچه از اهمیت زیادی برخوردار است این است که کشورهای پیشرفته به این نتیجه رسیده‌اند، باید رانندگان را بیمه کرد، نه خودرو را.
این رانندگان هستند که بر اساس نوع رانندگی، هزینه را به شرکت‌های بیمه تحمیل می‌کنند. راهکارهای زیادی برای مدیریت این هزینه وجود دارد که ما در مقاله ۵ راهکار برای کاهش هزینه‌ی بیمه‌ی خودرو با استفاده از ردیاب خودرو به طور کامل آن را توضیح داده‌ایم. برای خواندن متن کامل این مقاله به لینک زیر مراجعه کنید.
مطالب مرتبط: ۵ راهکار برای کاهش هزینه‌ی بیمه‌ی خودرو با استفاده از ردیاب خودرو
چند اقدام ضروری در کاهش هزینه‌های ناوگان خودرویی
اگر متن فوق را با دقت خوانده باشید متوجه می‌شود می‌بینید که می‌توان مدیریت هزینه‌ها را به سه بخش زیر تقسیم کرد:
- سوزاندن سوخت اضافی یعنی سوزاندن پول
- هزینه‌های نگهداری و تعمیرات را مدیریت کنید
- هزینه‌های بیمه ناوگان را کاهش دهید
البته برای هر یک از این موارد می‌توان زیرمجموعه‌های جزئی‌تری را نیز اعلام کرد و به کار گرفت. اگر شما نیز می‌خواهید کاهش هزینه را با جزئیات بیشتری دنبال کنید مقاله چند اقدام ضروری در کاهش هزینه‌های ناوگان خودرویی را دنبال کنید. برای خواندن این مقاله لینک زیر را مطالعه کنید:
مطالب مرتبط: چند اقدام ضروری در کاهش هزینه‌های ناوگان خودرویی
کنترل هزینه‌ها چه کمکی به سازمان شما می‌کند؟
هزینه‌های سازمانی، پارامترهای اجتناب‌ناپذیری هستند که نمی‌توانید آن‌ها را حذف کنید؛ چراکه پایه و اساس بنیان سازمان شما با همین هزینه‌ها است. اما می‌توانید با برنامه‌ریزی درست، هزینه‌ها را مدیریت کرده و در بخش‌هایی صرف کنید که بتواند بهره‌وری بیشتری ایجاد کند.
هزینه‌های صرفه‌جویی شده را برای ارتقاء تجهیزات حفظ کنید
نگاهی به ناوگان خودرویی شرکت خود بیندازید. آیا زمان آن نرسیده است که کمی نوسازی انجام دهید، یا وقت آن نیست که تعداد ناوگان خود را افزایش داده و مشتریان راضی‌تری داشته باشید؟
اگر از آن دسته افرادی هستید که فکر می‌کنید با تجهیز ناوگان خودرویی به سامانه‌ی مدیریت ناوگان، هزینه‌ی زیادی را به سازمان تحمیل کرده‌اید، خواهید دید که بسته به تعداد ناوگان، هزینه‌ی انجام شده در مدت زمان کوتاهی به سمت صندوق ذخیره‌ی پول بازخواهد گشت.
پول صرفه‌جویی شده را ذخیره کنید
یکی از دلایل ورشکستگی بسیاری از سازمان‌ها عدم توجه آن‌ها به هزینه‌هایی است که از سوراخ‌های شناسایی نشده از سیستم مالی خارج می‌شود. سوختی که بدون برنامه دود می‌شود و به هوا می‌رود، خودروهایی که ناگهان خراب می‌شوند و کل برنامه‌ها را با اختلال روبهرو می‌کنند و …، مواردی هستند که به‌درستی شناسایی نشده، ولی در عین حال اصلا ناچیز نبوده و قابل چشم‌پوشی نیستند. کافی است که این مبالغ را جمع کنید تا در آخر هر سال مالی متوجه شوید که می‌توانید با آن یک کار بزرگ انجام دهید.
در نهایت
وقتی صحبت از مدیریت دارایی‌ها می‌شود، مدیران باید بلندمدت فکر کنند و تصویر بزرگی را در ذهن داشته باشند. اغلب اوقات کاهش هزینه‌های تعمیر و نگهداری تجهیزات امروزی، منجر به هزینه‌های کلانی می‌شود. کاهش هزینه‌های مدیریت ناوگان، تلاشی مستمر است که به بهترین وجه از طریق بهبودهای تدریجی انجام می‌شود و باید به این شیوه برخورد کرد.
آنچه که باید مورد توجه قرار دهید این است که در این امور باید صبر و شکیبایی داشت. شما یک روزه نخواهید توانست هزینه‌های سازمانی را کاهش دهید و به بالاترین بهره‌وری دسترسی پیدا کنید. نه‌تنها خودتان، بلکه کل سازمان باید قدم‌به‌قدم و با استقامت پیش بروند.
تغییرات می‌تواند کمی زمان‌بر باشد، اما زمان‌بر بودن آن به معنی غیرممکن بودن نخواهد بود. کاهش هزینه‌های خودروهای سازمانی تنها راهی است که شرکت‌ها می‌توانند پیش بگیرند و خود را از روندهای نزولی احتمالی آینده نجات دهند. باید در اسناد و استراتژی‌های سازمانی این موضوع به عنوان یک اصل در نظر گرفته شده و اهمیت به آن یه الزام شود.
منبع:
