می‌توان با اطمینان گفت دیگر دوره‌ی تصمیم‌گیری‌های آزمون و خطایی به پایان رسیده است. با سرعت گرفتن زندگی‌ها و روند پیشرفت علم، شما فرصتی برای اینکه بتوانید همه چیز را تجربه کنید ندارید. از طرفی نیز تجربه کردن مانند گذشته، با هزینه‌ی اندک، اتفاق نمی‌افتد. شما امروز در هر کسب‌وکاری که باشید، برای کوچک‌ترین خطاهای سازمانی باید هزینه‌های گزافی پرداخت کنید. آنچه که تحول دیجیتال را الزامی کرده است، همین سرعت یافتن زندگی‌های شخصی و کاری است. تصمیم‌گیری در عصر دیجیتال، با روند سنتی کاملا متفاوت بوده و توانسته است میزان خطاها را به حداقل برساند. در واقع، نتیجه‌ای که حاصل می‌شود صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های سازمانی است.
در این متن از وبلاگ دلفین، در نظر داریم در ابتدا شما را با چالش‌های سازمان‌های سنتی در تصمیم‌گیری‌ها آشنا کنیم و در نهایت از روندها و ترندهای تصمیم‌گیری در عصر دیجیتال سخن بگوییم. اگر شما هم فکر می‌کنید دیگر باید پرداخت هزینه‌های گزاف را کنار گذاشت و به فکر راهکارهایی با اطمینان بیشتر بود، با ما همراه باشید.
چالش‌های تصمیم‌گیری، با توجه به روندهای سنتی
در سازمان‌های سنتی نه‌تنها فرآیند ثبت داده‌ها، دستی و پسالحظه‌ای است، بلکه تصمیم‌گیری‌ها نیز بر اساس همین داده‌ها صورت می‌گیرد. همانطور که در مقاله‌ی پیشین اشاره کردیم، کیفیت تصمیم‌گیری را کیفیت ورودی‌ها، یعنی داده‌های تولید شده، تعیین می‌کند. زمانی که داده‌ها با خطاهای زیادی ثبت شوند، قطعا تصمیم‌گیری نیز با خطا پیش خواهد رفت.
برخی از نقاط ضعف تصمیم‌گیری به روش سنتی
اولین و مهم‌ترین مورد، ضعف کیفیت داده‌های ورودی سازمان است. این بخش را با یک مثال برایتان روشن می‌کنیم. بیایید تصور کنیم که شما مدیر نقلیه‌ی یک سازمان هستید و می‌خواهید درباره‌ی میزان سوخت اختصاصی هر خودرو، تصمیم نهایی را اتخاذ کنید. این شما هستید که تعیین می‌کند هر خودرو، به چه مقدار سوخت نیاز دارد. پایه‌ی تصمیم‌گیری و محاسبات شما چیست؟ قطعا گفته‌های رانندگان و آنچه که در گزارشات کاغذی‌شان ثبت کرده‌اند.
شما بر اساس این داده‌ها، یعنی اعدادی که نه‌تنها با خطای انسانی ثبت شده‌اند، بلکه غرایضی چون، سرقت و زیاده‌خواهی نیز در آن‌ها دخیل بوده است، تصمیمات خود را اعلام می‌کنید. آنچه که در نهایت برای سازمان رخ می‌دهد، این است که میزان هزینه‌ای که برای سوخت خودروهای سازمانی صورت می‌گیرد، چندین برابر مقدار واقعی است. به‌عبارتی، سازمان در حال پرداخت هزینه‌ای است که اگر اطلاعات درستی دریافت کرده بود، این هزینه را پرداخت نمی‌کرد.
دومین نقطه ضعف این تصمیمات، نداشتن فضایی برای سنجش میزان درستی نتایج است. تصمیمات در سازمان‌های سنتی یکبار گرفته می‌شوند و ممکن است تا سال‌ها نیز تغییر نکنند. به این دلیل که فضایی برای آنالیز کردن نتایج آن‌ها وجود ندارد. در واقع، تصمیماتی با استفاده از داده‌های نادرست گرفته شده است و سال‌ها نیز این تصمیمات از جمله ارکان اصلی سازمان باقی می‌ماند.
حالا فقط این موضوع را در نظر بگیرید، اگر تمامی تغییرات اجتماعی، سیاسی و اقتصادی کشور را نادیده بگیریم و فقط گرانی سوخت را بهعنوان متغیر این چند سال مد نظر داشته باشیم، می‌بینیم که یک تصمیم نادرست که چندین سال پیش بهعنوان رکن سازمانی ثبت شده است، طی گذشت سال‌ها، هزینه‌های بیشتری را نیز بر سازمان تحمیل می‌کند. این بخش را نیز با یک مثال قابل لمس‌تر خواهیم کرد.
باز هم شما مدیر نقلیه‌ی سازمانی هستید که مدیریت خودروهای ملکی سازمان برعهده‌ی شما قرار گرفته است. مهم‌ترین وظیفه‌ای که در هفته‌ی اول فروردین ماه سال ۱۳۸۴ برعهده‌تان قرار گرفته، این است که سرویس‌های نگهداری و تعمیرات خودروها را یادداشت کرده و تعیین کنید که هر خودرو چه زمانی برای سرویس شدن، به تعمیرگاه ارسال شود. تعداد خودروها ۱۰۰ عدد بوده و شما با ۱۰۰ سند رو‌به‌رو هستید.
در سال جاری، هیچ خبری از هیچ نرم‌افزار مدیریت ناوگان خودرو یا ردیاب خودرو برای ثبت اتومات داده‌ها نیست. پس شما محکوم هستید به اینکه تمامی خودروها را به صف کرده، داده‌های آخرین سرویس را در کاغذ ثبت کرده و تاریخ مراجعه‌ی بعدی را بالای سند بنویسید. یکی از کارهای هر ماه شما این است که، تک تک این اسناد را چک کنید و یادتان بماند که کدام خودرو در ماه بعدی باید در چه تاریخی به تعمیرگاه مراجعه کند. هزینه‌های هر خودرو و سرویس نیز ثبت می‌شود.
هزینه‌ی فراموش کردن یک سرویس، قابل چشم‌پوشی نیست
اما آیا تا به حال، به موضوع فراموشی سرویس دقت کرده‌اید؟ به اینکه ممکن است سرویسی را یادتان بروند و مجبور شوید برای یک خودرو بیش از آنچه که تعیین شده است هزینه کنید؟ آیا رانندگان در مقابل خودروهای ملکی سازمان، آن‌قدر دل‌سوز هستند که خودشان این وظیفه را به گردن بگیرند؟ اکنون سال ۱۴۰۱ است و شما درست مانند گذشته رفتار می‌کنید. با این تفاوت که امروز هزینه‌ی فراموش کردن یک سرویس، اصلا قابل چشم‌پوشی نیست.
خودروهای میلیاردی، امروز هزینه‌ی میلیونی برای سازمان خواهند داشت. به همین خاطر است که می‌گوییم باید با روند و ترندهای روز دنیا پیش بروید. سومین مشکل تصمیمات سنتی، روند کند تصمیم‌گیری است. شما امروز زمان کافی برای مشورت کردن طی جلسات طولانی با مدیران و کارمندان را ندارید. رقیب‌های شما در کسری از ثانیه، در حال ایجاد تغییرات هستند. اگر شما بخواهید برای یک تصمیم‌گیری سازمانی، ماه‌ها فرصت بسوزانید، دیری نمی‌گذرد که قید بازار را زده و حذف می‌شوید.
پس اینجاست که تصمیم‌گیری در عصر دیجیتال بهعنوان یک موضوع قابل بحث، خود را نشان می‌دهد.
مطالب مرتبط: تحول دیجیتال در فرآیندهای کسب‌وکار مرتبط با مدیریت ناوگان خودرویی
تصمیم‌گیری در عصر دیجیتال؛ آنچه که باید آموخت
سازمان‌هایی که کماکان تصمیم دارند به روند گذشته پای‌بند باشند، چون کبکی هستند که می‌خواهند سر خود را در برف فرو کرده و واقعیت‌ها را نبینند. برای اینکه واقعیت را بهتر درک کنید، به گوگل مراجعه کنید و عبارت تحول دیجیتال یا Digital Transformation را جست‌وجو کنید. تمام تصاویری که برایتان نمایان می‌شود، بیانگر سرعت است. خیابان‌هایی که خودروها به‌دلیل سرعت بالایی که دارند، دیده نمی‌شوند و شما از آن‌ها فقط ردی از نور را می‌بینید. یا سیگنال‌هایی که با عبارت 5G ثبت شده‌اند و فقط نشانی از سرعت گرفتن روند تبادل اطلاعات هستند.
سوال اصلی این است، شما با وجود این سرعت می‌خواهید باز هم مثل حلزون حرکت کنید و شاهد پرش سرعتی رقیبان خود باشید؟ بهتر است که داستان افسانه‌ای مسابقه‌ی خرگوش و حلزون را فراموش کنید. درست است که مداومت در عملکرد بخش زیادی از موفقیت را پیش می‌برد، اما امروز سرعت، به رکنی غیرقابل انکار تبدیل شده است. به‌عبارت دقیق‌تر، مداومت لازم است اما کافی نیست. همانطور که سرعت داشتن، شرطی لازم و غیرکافی است. در ادامه‌ی متن به مثال زده شده، دقت کنید:
تصمیم‌گیری در شرکت سنتی
شرکت A شرکتی سنتی است که مدیران آن اعتقاد دارند چون تاکنون با روندهایی که پیش گرفته‌اند موفق بوده‌اند، پس بعد از این هم می‌توانند با موفقیت به مسیر خود ادامه دهند. کافی است که مانند اسب‌های مسابقه، چشم‌شان تنها به مسیر خودشان باشد و حرکت کنند.
آن‌ها برای مدیریت خودروهای سازمانی خود، از قلم و کاغذ و گزارشات رسیده از سمت رانندگان استفاده می‌کنند. این افراد هنوز با تماس‌های مکرر با رانندگان است که از موقعیت جغرافیایی خودرو آگاهی پیدا می‌کنند. دفترچه‌ی نگهداری و تعمیرات خودرو، در داشبورد ماشین بوده و رانندگان موظف هستند که هر روز آن را چک کنند. برای سرویس کردن خودرو و تشخیص مشکلات، حتما باید آن را به تعمیرگاه برد و امکان مدیریت کردن رفتار راننده نیز مطلقا وجود ندارد. چراکه اطلاعات صرفا از خود رانندگان دریافت می‌شود.
طبق تجربه، معمولا تعداد زیادی از سرویس‌های نگهداری و تعمیرات خودرو فراموش می‌شوند و خودرو پس از خراب شدن به تعمیرگاه ارسال می‌شود. چراکه رانندگان چندان هم که باید خود را در برابر خودروهای سازمانی مسئول نمی‌دانند.
در صورت وقوع تصادف، نمی‌توان میزان مقصر بودن راننده را ارزیابی کرد؛ زیرا راننده، خود اولین و آخرین شاهد ماجرایی است که رخ داده است. در صورت خراب شدن خودرو، باید آن را به تعمیرگاه برد و معمولا تعمیرکار با آزمون و خطا کردن، مشکلات را تشخیص می‌دهد. نتیجه‌ای که حاصل می‌شود این است که زمان و هزینه‌ی گزافی، صرفا به این دلیل که داده‌های درستی در اختیار تصمیم‌گیران نیست، بر سازمان تحمیل می‌شود.
تصمیم‌گیری در یک استارتآپ نوپا
شرکت B یک استارتآپ نوپا است که تصمیم دارد از همین ابتدا همه‌ی امور سازمان را به‌صورت سیستماتیک و نرم‌افزاری پیش ببرد. پس اولین کاری که کرده، این است که کلیه‌ی ناوگان خودرویی را هوشمند کرده است. همه‌ی خودروها ردیاب داشته و داده‌های مربوط به موقعیت جغرافیایی، رفتار راننده، سوخت مصرفی، سرویس‌های نگهداری و تعمیرات خودرو، مسافت پیموده شده، سرعت، ترمزها، وزن بار، دمای یخچال و …، به‌صورت لحظه‌ای و ثانیه‌به‌ثانیه در سامانه مدیریت ناوگان خودرویی و اپلیکیشن ردیابی خودرو، ثبت می‌شود.
ضمن اینکه مدیران هشدارهایی را تعریف کرده‌اند تا در صورت رخ دادن هر اتفاقی، پیش از اینکه مشکل جدی‌تر شود، هشدار دریافت کنند. ضمن اینکه متخصصان سازمان، می‌توانند در صورتی خرابی خودرو، آن را از راه دور دیاگ کنند. آنچه که سازمان دریافت می‌کند چیزی نیست جز اثربخشی در تصیم‌گیری‌های سازمانی؛ زیرا همه چیز بر اساس داده‌های واقعی و لحظه‌ای در نظر گرفته می‌شود.
پس آنچه که باید بررسی کنیم، این است که ما می‌دانیم باید در روند تصمیم‌گیری‌هایمان تغییر ایجاد کنیم، اما این تغییرات باید دقیقا چگونه باشند؟ در ادامه تصمیم‌گیری در عصر دیجیتال را با هم مرور می‌کنیم.
مطالب مرتبط: اولین و مهم‌ترین مزایای تحول دیجیتال، کاهش هزینه‌ی سازمانی
ویژگی‌های تصمیم‌گیری در عصر دیجیتال
در عصر دیجیتال باید دیجیتالی تصمیم گرفت. این جمله به چه معنا است؟ در ادامه خواهید فهمید…
- باید ابتدا عارضه‌یابی کنید. بهتر است یک هفته عارضه‌یابی کنید و سپس یک روز را به تصمیم‌گیری اختصاص دهید تا اینکه یک هفته تصمیم‌گیری کنید و در نهایت بفهمید که عارضه‌ها را به‌درستی شناسایی نکرده‌اید. برای عارضه‌یابی درست، بر داده‌های درست تکیه کنید. داده‌ی درست یعنی داده‌ای که به‌دقت و به‌صورت لحظه‌ای ثبت شده است. داده‌های سال‌های گذشته چندان در این بخش برای شما کارساز نیست.
- برای هر چالش، یک راهکار پیدا کنید و سعی کنید برای راه‌اندازی راهکارها، ابزارهای درستی را به کار بگیرید.
- در راه‌اندازی ابزارها و سیستماتیک کردن امور شرکت و سازمان، میزان پذیرش کارکنان را در نظر داشته باشید. اگر مقاومت در برابر تغییر زیاد است، سعی کنید از روش پیاده‌سازی موازی، یعنی بهکارگیری سیستم جدید در کنار سیستم قدیمی، استفاده کنید.
- تحول دیجیتال را در تمامی بخش‌های سازمان، پیاده‌سازی کنید. اگر فقط مدیران، تفکری متحول داشته باشند، اما کارمندان باز هم به کاغذها اعتماد کنند، روند پیچیده خواهد شد.
- به داده‌های ثبت شده در نرم‌افزار و سامانه‌ها اعتماد کنید. تصمیمات را بر اساس آن‌ها اتخاذ کنید.
- هر ۶ ماه یکبار، تصمیات اتخاذ شده را بررسی کنید و سعی کنید بخش‌هایی که دیگر کارساز نیستند را تغییر دهید.
- تصمیمات شما که بر سنگ نوشته نشده‌اند که قابل تغییر نباشند، هر کسی هرچقدر هم که متخصص باشد، اشتباه می‌کند. این را بپذیرید و بر تصمیمات اشتباه خود پافشاری نکنید.
- سرعت در تصمیم‌گیری را فراموش نکنید. شما در دنیای دیجیتال، فرصت زیادی برای فکر کردن ندارید. باید روند تصمیم‌گیری سریع را تمرین کنید.
مطالب مرتبط: بلوغ تحول دیجیتال با کاهش حوادث رانندگی
بهعنوان یک جمع‌بندی نهایی باید گفت
تصمیم‌گیری در عصر دیجیتال از جمله مواردی است که همه‌ی مدیران باید مدنظر داشته باشند. همانطور که ما دیگر مانند گذشته لباس نمی‌پوشیم، یا اینکه عملیات بایگانی مدارک در سازمان‌ها نسبت به ۲۰ سال پیش، خیلی تغییر کرده است، تصمیم‌گیری‌ها نیز تغییرات زیادی را تجربه کرده‌اند. غفلت از آن‌ها یعنی نابودی.
منبع:
