اولین و مهمترین مزایای تحول دیجیتال، کاهش هزینه‌ی سازمانی

مزایای تحول دیجیتال، چیزی فراتر از تصورات ما است. درست مانند این مثال است که بگوییم آمدن خودرو، چقدر توانست زندگی بشریت را تغییر دهد. می‌توان گفت با آمدن خودرو، سرعت زندگی بشریت چندین برابر شد، یا به‌عبارتی زیر و رو شد. پس آنچه که باید مورد توجه قرار گیرد، این است که به تحول دیجیتال در هر صنعتی، از پزشکی تا خودروسازی، باید مانند ورود خودرو نگاه کرد؛ همینقدر عظیم. اما یکی از بزرگترین و البته مهمترین مزایای تحول دیجیتال در هر صنعتی، خصوصا صنعت خودروسازی،کاهش هزینه‌های سازمانی است.

در این متن از وبلاگ دلفین در نظر داریم تا شما را با تاثیرات و مزایای تحول دیجیتال در صنایع آشنا کنیم و به مهمترین آن‌ها یعنی کاهش هزینه‌ها، بپردازیم. اگر شما هم به این موضوع علاقه دارید، با ما همراه باشید.

تحول دیجیتال، شرط رشد دائمی سازمان شما

تحول دیجیتال موضوعی است که همه‌ی سازمان‌ها به این نتیجه رسیده‌اند که دیگر چاره‌ای جز پذیرفتن آن ندارند. در واقع شرط زنده ماندن کسب‌وکارها، قرار گرفتن در مسیر تحول دیجیتال است. اما سوال اصلی این است که مزایای تحول دیجیتال برای سازمان‌ها چیست؟ چرا شرط بقای یک سازمان، امروز تحولات دیجیتال است؟

قطعا شما هم خوب می‌دانید که یکی از راه‌های حفظ کسب‌وکارها، حذف کردن هزینه‌های غیرضروری است. با یک جمله رک و راست می‌گوییم، تحول دیجیتال در قدم اول، تمامی هزینه‌های غیر‌ضروری سازمانی را شناسایی کرده و با راهکارهایی که به شما ارائه می‌دهد، آن‌ها را به حداقل رسانده یا حتی حذف می‌کند.

تحول دیجیتال چگونه هزینه‌های سازمانی را کاهش می‌دهد؟

تحول دیجیتال و همگرایی آن با استراتژی‌های دیجیتال، به‌عنوان یک کل، حوزه‌های عملیاتی، استراتژیک و مدیریتی یک سازمان را درگیر می‌کند.

• در بخش عملیاتی‌، استفاده از ابزارهای دیجیتالی مثل نرم‌افزارهای مختلف و یکپارچه‌سازی ابزارهای فناوری دیجیتال با دیگر سامانه‌های سازمانی، تبدیل فرآیندها به فرآیندی که بتواند کمترین زمان را به خود اختصاص دهد، دیجیتالی شدن اسناد و حذف کاغذها و اسناد کاغذی، تغییر در پردازش داده‌ها با استفاده از داده‌های لحظه‌ای و ابزارهای دقیق سنجش و همچنین ذخیره کردن آن‌ها در فضای ابری و در نهایت بهینه‌سازی فرآیندها با حذف موارد غیرضروری و ربط دادن آن‌ها به یکدیگر، به‌طور کلی قابل مشاهده است.
• در بخش تعیین استراتژی، تغییر قابل توجهی در شیوه‌ی کار وجود دارد. به این دلیل که تعیین استراتژی به مانند تزریق خون در رگ‌های سازمانی است، می‌توان به جرأت گفت، توسط تحول دیجیتال به کلی زیر و رو شده است. در واقع شما نمی‌توانید متحول شوید، اما کماکان مانند گذشته، استراتژی‌ها را بر اساس عملکردهای سنتی تعیین کنید. از مزایای تحول دیجیتال، کاهش هزینه‌ها با درگیر کردن تمامی بخش‌های سازمان است. جمله‌ای که همیشه باید در ذهن خود داشته باشید، این است که شما زمانی تحول دیجیتال را در سازمانتان ایجاد کرده‌اید که از مدیرعامل تا کارگران کف کارخانه، آن را پذیرفته و بر اساس رهنمودهایش عمل کنند. در دنیای مدرنی که با تحولات پیش می‌رود، استراتژی‌ها با تمرکز بیشتر بر نیازهای مصرف‌کننده برای تصمیم‌گیری قاطعانه و ایجاد راه‌حل‌های با ارزش است.
• همانطور که در بخش قبلی گفته شد، تحول دیجیتال را باید در تمامی بخش‌ها ایجاد کرد. اما شروع مسیر، از مدیران بالادستی است. شما نمی‌توانید از کارمندن خود بخواهید تغییر کنند در حالیکه خودتان هنوز سنتی فکر می‌کنید و دوست ندارید تغییرات را در بخش کاری خود پیاده کنید. از نظر جنبه‌های مدیریتی، تحول دیجیتال در تکامل مدل‌های کسب‌وکاری خلاصه می‌شود. در این مدل‌های کسب‌وکاری از انطباق دیجیتال در تکامل مدل‌ها استفاده می‌شود.

این مطلب برایتان مفید خواهد بود:

۱۱ روند تحول دیجیتال در سال ۲۰۲۲ با تمرکز بر صنعت خودرو

تحول دیجیتال، سفری برای اندازه‌گیری عملکردها نیست

دیجیتالی شدن، سفری برای اندازه‌گیری نیست؛ زیرا هر بخش ویژگی‌های خاص خود را دارد. نمونه‌ی بارز آن، بخش حمل‌ونقل است که در آن دیجیتالی شدن مدل‌های جدیدی را به‌وجود آورده است.

تابه‌حال به مدل‌های کسب‌وکاری شرکت‌هایی چون اسنپ و تپسی نگاهی گذرا انداخته‌اید. این شرکت‌ها، با استفاده از خودروهایی که در مالکیت آن‌ها نیست، توانسته‌اند دنیای حمل‌ونقل را با تصویر جدیدی رو‌به‌رو کنند. چیزی که شاید اگر چندین سال گذشته صحبتی از آن می‌شد، همه معتقد بودند که اصلا امکان ندارد و شما را به خاطر داشتن چنین تفکری، مسخره هم می‌کردند. اما امروز می‌بینیم که این شرکت‌ها با استفاده از اپلیکیشن‌ها، به اشتراک‌گذاری ناوگان خودرویی و همچنین راحت‌کردن امور، توانسته‌اند کسب‌وکارها را به این نتیجه برسانند که می‌توانند بدون اینکه مالک خودرویی باشند و هزینه‌های نگهداری آن را پرداخت کنند، کار کنند.

مزایای تحول دیجیتال برای شرکت‌های خودروسازی نیز کمتر از دیگر کسب‌وکارها نیست. اگر از ابتدای امور، یعنی تعیین استراتژی به آن فکر کنیم می‌بینیم که تحول دیجیتال با تمرکز بر نیازهای رانندگان و صاحبان ناوگان، به‌کلی استراتژی ابتدایی را تغییر داده است. این تفکر می‌گوید شما تنها یک تولیدکننده‌ی ناوگان خودرویی نیستید، شما باید به شرکت‌هایی تبدیل شوید که خودشان حتی نرم‌افزارهای کنترل خودرو را طراحی می‌کنند. با این کار، وظیفه‌ی شرکت‌های تولیدکننده‌ی خودرو، با ساخت خودرو به پایان نمی‌رسد. باید خدمات پس از فروش و پشتیبانی عالی داشته باشند. این به نفع خریداران است. از طرفی در مراحل تولید، با حذف امور غیرضروری، هزینه‌های سازمانی را کاهش داده و در نهایت با برنامه‌ریزی امور پشتیبانی می‌تواند فرآیندها را یکپارچه کنند. البته نباید این نکته را نیز فراموش کرد که نوع محصولاتی که طراحی می‌شوند، تغییرات اساسی خواهند داشت.

این مطلب برایتان مفید خواهد بود:

۸ مورد استفاده از تحول دیجیتال در صنعت خودرو

افزایش کارایی، از مزایای تحول دیجیتال

شرکت‌ها دائماً در جستجوی بهبود کارایی فرآیندهای خود هستند و فناوری‌ها، اجازه‌ی استفاده از آن‌ها را در موقعیت‌های بی‌شماری در دنیای تجارت می‌دهند. تحول دیجیتال، بهبود بهره‌وری را به 3 طریق زیر انجام می‌دهد:

1. کاهش زمان در اجرای فرآیندها.
2. حذف یا جایگزینی وظایف کلی یا جزئی در آن فرآیندها.
3. ارزش‌آفرینی، با ترکیب قابلیت‌های جدید به فرآیندهای موجود

دستیابی به سطح ایدئالی از تحول دیجیتال، مستلزم افزایش صرفه‌جویی در هزینه، حداقل تا 40 درصد است. زیرا کمتر از 40 درصد کاهش هزینه‌ها در تحول دیجیتال، اثربخشی مورد توجهی نیست. آنچه که در ماموریت‌های این مفهوم مستتر شده است، کاهش نیمی از هزینه‌های سازمانی است. به‌عبارتی، کسانی که به این مفهوم اندیشیده‌اند، معتقدند نیمی از هزینه‌های سازمانی به‌دلیل چسبیدن مدیران به فرآیندهای سنتی سازمانی، ایجاد شده است.

دامنه‌ی سنتی بهبود بهره‌وری، از 3 تا 5 درصد در سال است، در حالی که این عدد با دیجیتال شدن، می‌تواند از 35 درصد شروع شود. این کاهش هزینه با تمرکز بر رویکردهایی برای نظارت از راه دور و ربات‌سازی یا از طریق بهینه‌سازی فرآیندها، بهبود هزینه‌های نیروی کار، در نظر گرفته شده است. شما با توجه به همین چند پارامتر، خواهید توانست بهره‌وری را تا 60 درصد افزایش دهید.

مزایای تحول دیجیتال را برشمارید

پس به‌صورت خلاصه می‌توان گفت که ابتکاراتی مانند اتوماسیون اسناد یا دیجیتالی کردن و ذخیره‌سازی ابری، می‌تواند مزایای زیر را به‌همراه داشته باشد:

• سرعت بخشیدن به زمان صرف شده برای کارهای دستی
• بهینه‌سازی فرآیندها با حذف امور غیرضروری
• صرفه‌جویی در هزینه‌های مواد اولیه با حذف روش‌های آزمون و خطایی
• دسترسی فوری به اطلاعات لحظه‌ای دیجیتالی، از هر مکان و در هر زمان
• کاهش اثرات مخرب زیست‌محیطی

جنبه‌های کلیدی کاهش هزینه‌ها با تحول دیجیتال

از مزایای اصلی تحول دیجیتال، کاهش هزینه‌های سازمانی است؛ چراکه، کاهش هزینه‌ها برای همه‌ی شرکت‌ها یکی از اهداف اصلی است. می‌توان گفت حداکثر در دنیای تجارت، دستیابی به حداکثر سود با کم‌ترین هزینه ممکن است و استفاده از فناوری‌های پایدار به صرفه‌جویی در هزینه‌ها نیز کمک می‌کند.

در زیر، برخی از جنبه‌های کلیدی که در آن یک شرکت می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد، بیان شده است:

• نصب نرم‌افزارهایی با قابلیت متمرکز کردن ورود اطلاعات از هر منطقه و در دسترس قرار دادن آن در زمان واقعی. همانطور که می‌دانید، داده‌ها، ورودی‌های اصلی برای تصمیم‌گیری‌های سازمانی هستند. حالا اگر این داده‌ها واقعی و در لحظه ارائه شوند، می‌توانند تاثیرات بهتری در تصمیم‌گیری داشته باشند.
• استفاده از فضای ابری برای ذخیره‌ی داده‌ها یکی از مورادی است که می‌تواند در ایمن نگه داشتن داده‌ها به ما کمک کند. در هر صورت خیلی از سازمان‌ها تصور می‌کنند اگر داده‌هایشان را بر روی نرم‌افزارها رها کنند، ممکن است روزی آن‌ها را از دست داده یا اینکه مورد حمله‌ی سایبری قرار گیرند. فضای ابری، به این چالش پایان داده است. از طرفی فضای ابری با حذف زیرساخت‌های فیزیکی، هزینه‌های سازمانی را تا 40 درصد کاهش می‌دهد.
• با اینترنت اشیا و مجهز کردن ناوگان خودرویی به این ابزارها، می‌توان به خودرو این قابلیت را داد که بتواند داده‌های خود را با صاحبان و رانندگان ناوگان به اشتراک بگذارد. از طرفی این شرایط نیز فراهم شده است که داده‌های دیگر ناوگان را نیز دریافت کند و سپس امکان تجزیه‌وتحلیل کلی و سیستماتیک را در اختیار مدیران قرار دهد.
• وظایف و فرآیندهای هر بخش، به‌درستی تعریف شده است تا مدیران بتوانند روان‌تر و کارآمدتر، کارهای خود را پیش ببرند. این موضوع در بخش تعریف فرآیندهای سازمانی است.
• حاشیه‌ی خطا، کاهش پیدا می‌کند. برخی از هزینه‌های قابل اجتناب یک شرکت، به‌دلیل خطاهای انسانی است. کاهش آن‌ها به حداقل، باید یکی از اهداف مدیران شرکت باشد.
• مدیریت بهتر موجودی‌ها، از طریق استفاده از نرم‌افزارهای مناسب، به شرکت این امکان را می‌دهد که قابلیت اطمینان موجودی را بهبود بخشد.
• کاهش زمان از کار افتادن ماشین و کارکنان یکی از مورادی است که به آن توجه نمی‌شود. خرابی یا اشتباه در سفارشات کاری، می‌تواند منجر به از دست دادن مهلت‌های زمانی و کاهش بهره‌وری و کیفیت شود.
• امکان مذاکره با تامین‌کنندگان ایجاد می‌شود. یکی دیگر از مزایای تحول دیجیتال، پایگاه داده‌ای است که ایجاد می‌شود. این پایگاه داده می‌تواند لیست تمام تامین‌کنندگان را شامل شود. همین بانک اطلاعاتی است که شرایط مذاکره را ایجاد می‌کند.
• هزینه‌های پرسنلی باید کنترل شود. مثلا در قدم اول باید سفرهای غیرضروری را به‌کلی حذف کرد.
• هزینه‌های انرژی، یکی از بزرگترین هزینه‌هایی است که هر شرکتی متحمل می‌شود. فناوری دیجیتال، رعایت برنامه‌های تعمیرات‌ونگهداری سیستم‌ها و تجهیزات، در شرایط بهینه را ممکن می‌سازد.
• پرداخت‌ها و مجموعه‌ها را به‌خوبی مدیریت کنید. یک نرم‌افزار مدیریتی خوب که شامل ابزارهای کنترل سفارش کار است، تصویر دقیقی از بودجه‌های تولید شده در هر لحظه را به ما ارائه می‌دهد و از خطاهایی که ممکن است ایجاد شود، جلوگیری می‌کند.
• کاغذها را به کلی حذف می‌کند. به‌نظر، این بخش نیاز به هیچ توضیح اضافی نداشته باشد.

سخن آخر اینکه

دلفین همین ابزارها را در اختیار شما قرار می‌دهد. ابزاری که می‌تواند با مدیریت نگهداری و تعمیرات پیش‌بینی شده، مدیریت بهینه‌ی سوخت مصرفی، حذف فرآیندهای دستی غیرضروری، یکپارچه کردن فرآیندهای سازمانی، مدیریت بهینه‌ی پروژه‌ها، مدیریت انرژی در سازمان و در نهایت کمک به محیط‌زیست، به پیاده‌سازی تحول دیجیتال در سازمان کمک کند.

منبع:

• سایت retaintechnologies